Як впровадити СЕД

Рекомендуємо наступну послідовність кроків для впровадження системи документообігу FossDoc:

Установка безкоштовної або тимчасової версії

Щоб почати впровадження у вас СЕД FossDoc, пропонуємо скачати безкоштовну версію системи на 5 робочих місць або тимчасову версію на 50 місць (якщо у вас велика організація). Далі встановіть у себе на машині серверне та клієнтське ПЗ. Переконайтеся, що в службах Windows з'явилася і запущена служба FD22, а в програмі адміністрування можна побачити демонстраційні підрозділи і користувачів.

Спробуйте пройти уроки з розділу Швидкий старт для попереднього знайомства з Системою.

Аналіз ваших бізнес-процесів

Наступним кроком пропонуємо вам скласти схеми роботи співробітників вашої організації - схеми бізнес-процесів. Виберіть дії, які найбільш часто виконуються, наприклад, підготовка наказу про зарахування співробітника на роботу або обробка канцелярією вхідної кореспонденції і відправка її на виконання. Просто намалюйте на папері - які відділи і які співробітники беруть участь у бізнес-процесі. Які документи, ким і куди передаються, і хто звітує про виконання робіт.

Даний крок найбільш важливий для розуміння, що саме буде автоматизовано на наступних етапах, і яких співробітників - майбутніх користувачів СЕД - передбачається залучити для дослідної експлуатації Системи.

Створення віртуальної структури організації і користувачів

Тепер, коли вже визначені підрозділи і учасники тестової експлуатації, за допомогою програми адміністрування створіть необхідну віртуальну структуру вашої організації і акаунти користувачів. Для виконання даних дій перегляньте розділи документації: Підрозділи і Управління користувачами.

Проектування типів документів. Налаштування папок і доступу до них

Якщо існуючих в Системі типів документів недостатньо для вирішення ваших завдань, створіть власні типи, дайте обраним користувачам доступ до папок, де будуть зберігатися документи даних типів.

Тестове заповнення документів

Встановіть на робочих місцях співробітників, що беруть участь у тестуванні Системи, клієнтське програмне забезпечення - додаток FossDoc Клієнт або налаштуйте доступ до системи через веб-клієнт (браузер).

Доручіть вашим співробітникам створити і заповнити будь-які документи у системі. Спробуйте сканувати паперові оригінали з інтерфейсу картки документа. Виконайте пошук документів за різними критеріями (за змістом полів документів і вкладених в них файлів).

Відпрацювання використання поштового серверу та клієнту

Налаштуйте поштовий сервер, створіть для співробітників поштові акаунти на своєму сервері або зовнішніх поштових серверах, відправивши і отримати поштові повідомлення за допомогою ПЗ робочого місця користувача.

Виконання маршрутів документів

Створіть шаблони маршрутів для ваших документів. Запропонуйте співробітникам, які беруть участь в тестуванні, відправити документи на виконання по шаблонним маршрутами, а їх учасникам відзвітувати за маршрутами. Оцініть зручність роботи з маршрутами, внесіть корективи (при необхідності) в створені шаблони маршрутів.

Придбання комерційної версії і техпідтримки

Якщо за результатами тестової роботи з Системою вас все влаштовує, і ви готові її придбати, пропонуємо ознайомитися з нашими цінами і ліцензійної політикою. Рекомендуємо також укласти договір на технічну підтримку, який орієнтовно буде коштувати на рік - 15% від ваших витрат витрат на придбання.

Звертайтеся на наш форум технічної підтримки для отримання відповідей на питання по роботі з Системою.