Електронний документообіг

Електронний документообіг - це життєвий цикл електронних документів в організації, починаючи від їх отримання (введення, електронна пошта і т.п.), проходження в підрозділах зі зміною стану (доведений до відома, узгоджений, підписаний, в роботі, закритий і т.п.) і закінчуючи списанням в архів. Часто електронний документообіг позначається терміном workflow , який характеризує рух документів як потік робіт, виконуваних в рамках того чи іншого бізнес-процесу. Система електронного документообігу (СЕД) - це програмне забезпечення, головними завданнями якого є організація і підтримка життєвого циклу електронних документів.

Розглянемо, як програма документообігу вирішує свої завдання, на прикладі СЕД FossDoc:

Призначення

Система електронного документообігу - це FossDoc — рішення на платформі FossLook, призначене для створення електронного архіву документів, організації корпоративного документообігу (workflow) і автоматизації бізнес-процесів на підприємствах, в установах і організаціях будь-якого роду діяльності. Програма дозволяє вирішити велику кількість завдань, реалізація яких покладена на відповідні модулі. Система може бути легко перелаштована з урахуванням специфіки роботи кожного конкретного підприємства.

Структура

Програмне забезпечення побудовано на основі класичної клієнт-серверної архітектури, в його склад входять:

Структура програми документообігу

Функції

Розглянемо основні функції програми:

Автоматизація діловодства

Приклад картки документа в програмі документообігу

Система автоматизує всі аспекти сучасного діловодства: створення реєстраційно-контрольних карток, РКК (карток документа); відправку доручень (аналог "бігунка" в звичайному документообігу); облік паперових оригіналів за допомогою спеціальних журналів; здійснення контролю над виконанням документів; підготовку резолюцій; роботу з електронно-цифровим підписом, генерацію звітів. (...)

Підтримка різних типів документів

Вхідні/Вихідні листи

Все різноманіття документів, з якими працюють користувачі, розділяється на окремі категорії - типи документів. В системі існують зумовлені типи документів (поширені у вітчизняному діловодстві): вхідні та вихідні листи, звернення громадян, службові записки, накази і т.д. Документи можуть посилатися на інші документи або бути дочірніми по відношенню до головних. Поля документів можуть заповнюватися значеннями з довідників. (...)

Проектування документів (бібліотеки)

Ієрархія бібліотек документів СЕД

У вас є можливість налаштувати під себе ваш продукт за допомогою функціональності бібліотек документів: додати або видалити поля і/або функції документів, налаштувати довідники. Ви можете спроектувати власні типи документів, а також шаблони друкарських форм, які будуть відповідати тільки вашому діловодства. Система дозволяє створювати нові документи на базі існуючих, використовуючи механізм успадкування. (...)

Гнучка маршрутизація документів

Маршрут проекту документа

СЕД дозволяє гнучко налаштувати маршрути руху документів між підрозділами вашого підприємства, вказати їх порядок виконання, узгодження, підпису, реєстрації і т.д. Ви можете налаштувати реєстрацію в декількох канцеляріях вашої організації. Підтримується ефективний механізм створення документа на основі його проекту з фіксацією кожної стадії узгодження в окремій версії проекту. (...)

Підтримка колективної роботи користувачів

Ролі користувачів в документообігу

За допомогою довідника підрозділів ви можете спроектувати віртуальну структуру вашого підприємства (організації) будь-якої складності. Рольова модель поведінки користувачів дозволить вашим співробітникам швидко освоїти функції системи і ефективно замінювати одного користувача іншим (виконання обов'язків). Надаються потужні засоби розподілу доступу до загальних ресурсів підприємства і колективної роботи над документами. (...)

Вбудований поштовий сервер

Поштовий сервер призначений для створення "внутрішніх" поштових скриньок користувачів (на вашому домені) і роботи з ними - прийому/відправки повідомлень. Сервер також ініціює прийом повідомлень з інших поштових серверів (ukr.net, gmail.com і т.п.), а також відправку ними повідомлень, якщо у користувачів, зареєстрованих на сервері, є зовнішні поштові скриньки. У даній статті описуються всі налаштування поштового сервера, а також, як створювати внутрішні поштові акаунти користувачів. (...)

Електронний цифровий підпис

В системі підтримується робота з електронним цифровим підписом (ЕЦП). Ви можете підписувати документи і їх поля за допомогою електронного цифрового підпису. Такий підпис гарантуватиме цілісність і автентичність відбитку даного документа. Ніхто, крім автора документа, не зможе внести зміни в нього так, щоб про це не стало відомо під час перевірки ЕЦП. Всі аспекти використання ЕЦП описані в даній статті.