- /
Электронный документооборот
Электронный документооборот — это жизненный цикл электронных документов в организации, начиная от их получения (ввод, электронная почта и т.п.), прохождения в подразделениях с изменением состояния (доведен до сведения, согласован, подписан, в работе, закрыт и т.п.) и заканчивая списанием в архив. Часто электронный документооборот обозначается термином workflow, который характеризует движение документов как поток работ, выполняемых в рамках того или иного бизнес-процесса. Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, главными задачами которого являются организация и поддержка жизненного цикла электронных документов.
Назначение
Система электронного документооборота FossDoc — решение на платформе FossLook, предназначенное для создания электронного архива документов, организации корпоративного документооборота (workflow) и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях любого рода деятельности. Программа позволяет решить большое количество задач, реализация которых возложена на соответствующие модули. Система может быть легко перенастроена с учетом специфики работы каждого конкретного предприятия.
Структура
Программное обеспечение построено на основании классической клиент-серверной архитектуры, в его состав входят:
- Сервер FossDoc — сервер приложений, который реализует бизнес-логику и осуществляет взаимодействие клиентских программ с сервером СУБД. Модули, определяющие функции системы, подключаются к серверу приложений. Таким образом, продукты различаются серверными частями, которые содержат разные наборы модулей.
- Web-cервер — позволяет работать с сервером приложений с помощью обычного веб-браузера. Реализован в виде внешнего подключаемого модуля к серверу приложений.
- База данных — управляется с помощью сервера СУБД (Microsoft SQL Server или Oracle). Хранит документы, справочники, информацию о пользователях, настройках и т.д.
- FossDoc Client — клиентское windows-приложение, автоматизированное рабочее (АРМ) пользователя. С помощью этой программы обычный пользователь подключается к серверу приложений (по локальной сети или интернету) и решает свои служебные задачи, как сотрудник предприятия (организации). Одновременно АРМ пользователя является почтовым клиентом и может принимать-отправлять письма с помощью внешних почтовых серверов. (...)
- FossDoc Web Client — веб-интерфейс (веб-клиент), реализующий те же функции рабочего места пользователя, что и windows-программа FossDoc Client, с помощью обычного веб браузера. Работу веб-клиента обеспечивает веб-сервер системы.
- FossDoc Администратор — клиентское приложение, мастер администрирования (АРМ администратора). С помощью данного программного обеспечения производится администрирование сервера приложений (ввод пользователей, распределение прав доступа, подключение дополнительных функций, проектирование маршрутов, создание новых типов документов и т.д.). (...)
Функции
Рассмотрим основные функции программы:
Автоматизация делопроизводства
Система автоматизирует все аспекты современного делопроизводства: создание регистрационно-контрольных карточек, РКК (карточек документа); отправку поручений (аналог "бегунка" в обычном документообороте); учет бумажных оригиналов с помощью специальных журналов; осуществление контроля над исполнением документов; подготовку резолюций; работу с электронно-цифровой подписью, генерацию отчетов. (...)
Поддержка различных типов документов
Все многообразие документов, с которыми работают пользователи, разделяется на отдельные категории – типы документов. В системе существуют предопределенные типы документов (распространенные в отечественном делопроизводстве): входящие и исходящие письма, обращения граждан, служебные записки, приказы и т.д. Документы могут ссылаться на другие документы или быть дочерними по отношению к главным. Поля документов могут заполняться значениями из справочников. (...)
Проектирование документов (библиотеки)
У вас есть возможность кастомизировать (настроить под себя) ваш продукт с помощью функциональности библиотек документов: добавить или удалить поля и/или функции документов, настроить справочники. Вы можете спроектировать собственные типы документов, а также шаблоны печатных форм, которые будут соответствовать только вашему делопроизводству. Система позволяет создавать новые документы на базе существующих, используя механизм наследования. (...)
Гибкая маршрутизация документов
СЭД позволяет гибко настроить маршруты движения документов между подразделениями вашего предприятия, указать их порядок исполнения, согласования, подписи, регистрации и т.д. Вы можете настроить регистрацию в нескольких канцеляриях вашей организации. Поддерживается эффективный механизм создания документа на основе его проекта с фиксацией каждой стадии согласования в отдельной версии проекта. (...)
Поддержка коллективной работы пользователей
C помощью справочника подразделений вы можете спроектировать виртуальную структуру вашего предприятия (организации) любой сложности. Ролевая модель поведения пользователей позволит вашим сотрудникам быстро освоить функции системы и эффективно заменять одного пользователя другим (исполнение обязанностей). Предоставляются мощные средства распределения доступа к общим ресурсам предприятия и коллективной работы над документами. (...)
Почтовый сервер предназначен для создания "внутренних" почтовых ящиков пользователей (на вашем домене) и работы с ними - приема/отправки сообщений. Сервер также инициирует прием сообщений с других почтовых серверов (mail.ru, gmail.com и т.п.), а также отправку ими сообщений, если у пользователей, зарегистрированных на сервере, есть внешние почтовые ящики. В данной статье описываются все настройки почтового сервера, а также, как создавать внутренние почтовые аккаунты пользователей. (...)
В системе поддерживается работа с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Вы можете подписывать документы и их поля с помощью электронной цифровой подписи. Такая подпись будет гарантировать целостность и подлинность данного документа. Никто, кроме автора документа, не сможет внести изменения в него так, чтобы об этом не стало известно во время проверки ЭЦП. Все аспекты использования ЭЦП описаны в данной статье.