Структура организации и сотрудники в FossDoc

С помощью программы администрирования FossDoc вы сможете эффективно управлять пользователями, объединять их в группы и подразделения, делать исполняющими обязанности других сотрудников, распределять права доступа и многое другое. Рассмотрим основные возможности:

• Структура организации
• Создание пользователей
• Свойства пользователей
• Роли пользователей
• Общие папки и документы
• Права доступа
• Импорт пользователей из Active Directory

Структура организации

С помощью справочника подразделений вы сможете создать любую иерархическую структуру, соответствующую реальной организационной структуре вашего предприятия:

Возможен любой уровень вложенности подразделений. С каждым подразделением связать тех или иных пользователей-сотрудников из соответствующего справочника.

Для того, чтобы вызвать настройки подразделения, необходимо выбрать нужное подразделение и нажать на кнопку "Редактировать":

В настройках подразделения указывается, есть ли в подразделении своя канцелярия, которая регистрирует входящие документы, и какой сотрудник по умолчанию является регистратором документов. Вы также можете настроить автонумерацию для регистрационных номеров:

Создание пользователей

Создание пользователей может производиться двумя способами. Первый способ - с помощью закладки "Подразделения". Вам необходимо выбрать подразделение, в котором будет создан пользователь и нажать кнопку "Добавить пользователя":

Второй способ - с помощью закладки "Пользователи":

Далее открывается окно создания нового пользователя, в котором необходимо указать логин пользователя и пароль:

Подробнее о создании пользователя с отключенной учетной записью вы можете узнать здесь.

Свойства пользователей

Свойства пользователя - это совокупность свойст пользователя, которые включают в себя должность пользователя, руководителя пользователя, отдел пользователя, комнату пользователя, телефон пользователя и состояние пользователя:

Роли пользователей

Роль пользователя — это совокупность возможностей, которые получает пользователь Системы, характеризуемое набором папок и правами доступа. В системе существует несколько предопределенных ролей (Сотрудник-исполнитель, сотрудник-руководитель, сотрудник канцелярии и пр.), задающих, по сути, шаблоны "поведения" пользователей в Системе. Например, "Сотрудник руководитель" имеет право наложения резолюции. Один пользователь может выполнять одну роль:

Общие папки и документы

С помощью FossDoc вы cможете предоставить для общего доступа и совместной работы сотрудников любые документы (и файлы). Вы можете создать папку для документов, открыть к ней доступ для определенных пользователей, поместить в ней некоторые документы и совместно работать над ними:

Таким образом могут быть созданы папки общих документов для отдела или всей организации. Самый простой способ ознакомить ваших сотрудников с какими-либо документами (приказами, официальными письмами и т.п.), не используя массовую рассылку писем по электронной почте, – создать общую папку для документов организации и дать право на ее чтение всем сотрудникам.

Механизм общих папок позволит реализовать электронную доску объявлений для вашей организации. Вы можете создать папки по тематическим направлениям и дать доступ всем заинтересованным сотрудникам на размещение в них сообщений, аналогично группам новостей в интернете.

Права доступа

Система позволяет гибко настраивать разрешения на управление общими ресурсами (папками, календарями, задачами и т.д.). Вы можете назначить пользователю заданный уровень доступа (Читатель, Автор, Редактор и т.д.) или создать уникальные настройки доступа.

Права доступа обычно определяются администратором или сотрудником, являющимся владельцем папки, посвященной какому-либо проекту или какой-либо теме.

Импорт пользователей из Active Directory

Если в Вашей организации уже введены пользователи в Active Directory Windows, Система предоставляет Вам возможность автоматизации ввода пользователей в FossDoc с помощью Мастера импорта сотрудников из Active Directory в FossDoc. Данный мастер выполняет импорт записей пользователей доменов локальной сети, в которой находится сервер пиложений, к записям справочника сотрудников FossDoc.

Для того, чтобы вам был доступен импорт, в поставку вашей системы должен входить модуль "Доменная авторизация"

Подробнее прочесть о создании структуры организации и пользователей вы можете в статье.

В следующей статье приведен пример создания сложной структуры организации и обработки документов в ней.