Описание модулей СЭД

Вы можете сами решить, какие функции будет поддерживать ваша система документооборота, выбрав модули, из которых она будет состоять. Данные модули можно условно разделить на несколько групп по их назначению:

Решение задач документооборота

• Платформа FossLook. Основной модуль, обеспечивающий работу системы. Позволяет создавать собственные решения, типы документов, добавлять поля в документы, изменять наименование полей, предоставляет доступ к программному интерфейсу платформы и пр. (...)
• Хранилище. Позволяет хранить все поручения, проекты документов, сами документы и справочники в единой базе данных, доступ к ним осуществляется через интерфейс карточки документа. Мощные средства поиска информации в базе данных позволят Вам задавать условия поиска любой сложности с возможностью пересмотра документов, вложенных или связанных с данным найденным документом. (...)
• Резолюции. Позволяет подготовить резолюции к документу, как помощнику руководителя, так и самому руководителю, присоединить к резолюции файлы (при необходимости), выбрать исполнителей резолюции и создать для них задания, указать последовательность выполнения заданий к резолюции, запустить маршрут выполнения резолюции. (...)
• Проекты документов. Реализует механизм создания документа из его проекта, а также создания нового проекта на базе существующего документа. Отвечает за: создание проекта документа, его согласование, поддержку версионности проекта документа, подпись проекта, регистрацию документа на базе проекта. (...)
• Периодические задачи. Напоминает вашему пользователю или другим пользователям о любом событии (совещание, день рождения, отправление письма, необходимость исполнения документа, и т.п.) через заданный период времени. Запускает периодическое исполнение и контроль документа. Поддерживается периодичность (например, напоминать раз в неделю или месяц и т.п.). (...)
• Служебные записки. Обеспечивает документооборот служебных записок: создание служебной и ее регистрация, отправка служебной по маршруту, регистрация служебной в канцелярии подразделения, наложение резолюции, создание ответной служебной, регистрация ответной служебной. (...)
• Журнал. Позволяет фиксировать факт передачи бумажных оригиналов или копий документов сотрудникам-пользователям Системы, а также факт списания бумажных документов в дело. (...)
• Контроль. Реализует механизм контроля над исполнением пользователями заданий по документам. Система отображает контрольные документы в списке документов с отметкой в виде флажка, цвет которого будет зависеть от состояния выполнения документа относительно контрольных дат: плановой и фактической. Контрольные поручения будут помещены в отдельную папку, где могут быть обработаны сотрудниками отдела контроля. Предусмотрена возможность печати контрольных карт. (...)
• Обращения граждан. Обеспечивает обработку обращений граждан. По аналогии с входящим письмом на обращение можно создать исходящее письмо-ответ, используя механизм создания документа из его проекта. У Вас есть также возможность проверить, были ли обращения от данного заявителя в прошлом. (...)

Поддержка дополнительных функций

• ЭЦП. Обеспечивает работу электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вы можете подписывать документы и их поля с помощью электронной цифровой подписи. Такая подпись будет гарантировать целостность и подлинность данного документа. Никто, кроме автора документа, не сможет внести изменения в него так, чтобы об этом не стало известно во время проверки ЭЦП. (...)
• Web-сервер. Позволяет пользователю работать с системой с помощью обычного Web-браузера. Веб-интерфейс и работа с ним полностью аналогичны приложению FossDoc Клиент. (...)
• Шлюз с почтой НБУ. Интегрирует сервер FossDoc с электронной почтой FossMail. Позволяет с помощью FossMail отправлять документы в удаленные подразделения, не имеющие возможности работать с основным сервером в режиме On-Line. Для банков поддерживает обработку почты НБУ. Модуль автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы "Входящее письмо". Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для последующей работы. (...)
• Интернет почта. Модуль "Интернет почта" позволяет пользователям использовать внешние почтовые серверы для отправки и получения почты. Почта проверяется и получается сервером FossDoc автоматически. Хранится почта в базе данных СЭД. Пользователь сможет увидеть свою почту в "Личных папках". Также модуль позволит вам создавать и обслуживать "внутренние" (локальные) почтовые ящики пользователей. (...)
• Помощники сотрудников. Автоматизирует работу помощников сотрудников, в частности с помощью данного модуля можно организовать предварительную обработку документов сначала помощником, а потом уже и его руководителем. (...)
• Вычисляемые поля. Позволяет использовать простейшие арифметические операции и функции для расчета значений полей документа в зависимости от значений других полей. (...)
• Уведомления маршрутизации. Уведомляет пользователей по электронной почте об изменениях статусов документов, которые участвуют в маршрутах, расписанных на данных пользователей. Например, уведомление о новом документе, пришедшем на исполнении, или заблаговременное уведомление о наступлении срока исполнения задания по документу.(...)
• Видео-конференции. С помощью данного модуля вы можете организовать видео-связь между сотрудниками вашей организации - пользователями FossDoc. (...)
• Обсуждение документов. Данный модуль реализует функции чата, подключенного к карточке документа. (...)
• Интеграция с СЕВ ОВВ. Данный модуль позволяет производить обмен документами между разными организациями через сервис Держінформресурс. (...)
• Интеграция с веб-порталом. Модуль предназначен для публикации документов из системы FossDoc на некотором сайте заказчика (веб-портале). Поставляется только с коммерческими версиями системы. (...)
• Распознавание текста (Tesseract OCR). Модуль предназначен для распознавания текста при сканировании из карточки документа, поставляется только с коммерческими версиями СЭД. (...)

Расширение возможностей администратора

• История. Протоколирует изменения, производившиеся пользователями над документами выбранного типа. Записываются автор изменений, поля документа, которые были изменены, значения данных полей до и после изменений. (...)
• Статистика. Ведет статистику работы с документом. Записывает времена первого и последнего обращений пользователей к документу, рассчитывает общее время работы каждого пользователя с документом и количество информации, измененной в документе каждым пользователем. (...)
• Доменная авторизация. Позволяет авторизоваться в Системе, используя механизм авторизации домена Windows, и упрощает развертывание системы на клиентских местах. (...)
• Аудит. Протоколирует все действия над всеми объектами Системы. В отличие от Истории, которая отслеживает изменения в документах заданного типа, аудит фиксирует все возможные изменения, в том числе: вход-выход пользователей в Систему, создание-удаление любых объектов (например, папок, новых пользователей), все возможные действия, в том числе и Администратора. Протоколы аудита могут быть использованы для анализа и разрешения любых спорных ситуаций с действиями пользователей в Системе. (...)
• Архивный сервер. Позволяет перемещать документы из базы данных во внешние файлы с последующей их загрузкой на другой (архивный) сервер. Таким образом можно архивировать "отработанные" документы и освобождать основной сервер системы от "старых" документов, обеспечивая его оптимальное быстродействие (...)

Поддержка СУБД

В отличие от вышеперечисленных модулей, в поставку продукта может входить только один из указанных ниже модулей:

• Поддержка СУБД MS SQL Express. Осуществляет взаимодействие платформы с СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition.
• Поддержка СУБД MySQL. Осуществляет взаимодействие платформы с популярной бесплатной СУБД MySQL.
• Поддержка СУБД MS SQL. Осуществляет взаимодействие платформы с СУБД Microsoft SQL Server.
• Поддержка СУБД Oracle. Осуществляет взаимодействие платформы с СУБД Oracle.