Автоматизация работы помощников сотрудников

С помощью модуля "Помощники сотрудников" в системе можно организовать работу помощников руководства, как это принято в обычном делопроизводстве. То есть можно настроить систему так, чтобы документы, предназначенные для некоторых сотрудников-руководителей сначала попадали на обработку их помощникам, а после такой обработки уже руководителям. Например, в канцелярию поступил документ и был отправлен на резолюцию руководителю, но сначала он попадает к помощнику руководителя, тот готовит резолюцию, после чего она попадает руководителю на утверждение и дальнейшую работу.

Для работы модуля он должен быть включен в состав Вашей лицензии.

Настройка работы помощников

Для настройки модуля перейдите в программе администрирования на страницу "Библиотеки документов", далее Библиотека "Документооборот" - Папки - Помощники сотрудников. Перейдите на закладку "Помощники сотрудников"

Установите галочки напротив тех точек маршрутов, которые будут сначала обрабатываться помощниками, а потом уже самими сотрудниками (руководителями). Например, если вы отметите "На согласование", то документ, отправленный на согласование некотором сотруднику, сначала поступит на обработку его помощнику. Таким образом происходит распределение обязанностей между руководителем и помощником.

Далее перейдите на вкладку "Записи" и создайте пару "Сотрудник-Помощник".

Также необходимо нажать кнопку "Добавить помощника в рекомендованные группы", чтобы у помощника была возможность корректно обрабатывать некоторые точки маршрутов, в частности, маршрут резолюции.

Работа помощников сотрудников

Рассмотрим далее работу помощника. Например, некоторому руководителю был отправлен документ на резолюцию. Если у вас выполнены соответствующие настройки, документ сначала попадет на обработку к помощнику:

На закладке "Маршруты" помощник может добавить исполнителей резолюции, отредактировать задачи, срок исполнения. После чего необходимо нажать кнопку "Обработано помощником", и документ попадет к автору резолюции, сотрудника-руководителю:

Для визирования резолюции достаточно нажать "Согласен", далее будут запущены точки выполнения маршрута. Сотрудник руководитель также может отредактировать точки выполнения или не согласиться с резолюцией, тогда маршрут будет остановлен.