Структура організації та співробітники у FossDoc

За допомогою програми адміністрування FossDoc ви зможете ефективно управляти користувачами, об'єднувати їх в групи і підрозділи, робити виконуючими обов'язки інших співробітників, розподіляти права доступу і багато іншого. Розглянемо основні можливості:

• Структура організації
• Створення користувачів
• Ролі співробітників
• Загальні папки і документи
• Права доступу
• Імпорт користувачів з Active Directory

Структура організації

За допомогою довідника підрозділів ви зможете створити будь-яку ієрархічну структуру, відповідну реальній організаційній структурі вашого підприємства:

Можливий будь-який рівень вкладеності підрозділів. З кожним підрозділом зв'язати тих чи інших користувачів-співробітників з відповідного довідника.

Для того, щоб викликати налаштування підрозділу, необхідно вибрати потрібний підрозділ і натиснути на кнопку "Редагувати"

В налаштуваннях підрозділу вказується, чи є в підрозділі своя канцелярія, яка реєструє вхідні документи, і який співробітник за замовчуванням є реєстратором документів. Ви також можете налаштувати автонумерацію для реєстраційних номерів:

Докладніше роботу з довідником підрозділів описано у статті.

Створення користувачів

Створення користувачів може здійснюватися двома способами. Перший спосіб - за допомогою сторінки "Підрозділи". Вам необхідно вибрати підрозділ, в якому буде створено користувач і натиснути кнопку "Додати користувача":

Другий спосіб - за допомогою сторінки "Користувачі":

Далі відкривається форма створення нового користувача, в якому необхідно вказати логін користувача, пароль та іншу інформацію:

Детальніше про роботу з користувачами ви можете дізнатися у статтях Швидкий старт та Управління користувачами.

Ролі співробітників

Роль співробітника - це сукупність можливостей, які отримує користувач Системи, що характеризується набором папок і правами доступу. В системі існує кілька визначених ролей (Співробітник-виконавець, співробітник-керівник, співробітник канцелярії та ін.), Які задають, по суті, шаблони "поведінки" користувачів в Системі. Наприклад, "Співробітник керівник" має право накладення резолюції. Один користувач може виконувати одну роль:

Докладніше про групи доступу та ролі користувачів ви можете дізнатися у статті.

Загальні папки і документи

За допомогою FossDoc ви чи зможете надати для загального доступу і спільної роботи співробітників будь-які документи (і файли). Ви можете створити папку для документів, відкрити до неї доступ для певних користувачів, помістити в ній деякі документи і спільно працювати над ними:

Таким чином можуть бути створені папки загальних документів для відділу або всієї організації. Найпростіший спосіб ознайомити ваших співробітників з будь-якими документами (наказами, офіційними листами і т.п.), не використовуючи масову розсилку листів по електронній пошті, - створити загальну папку для документів організації і дати право на її читання всім співробітникам.

Механізм загальних папок дозволить реалізувати електронну дошку оголошень для вашої організації. Ви можете створити папки за тематичними напрямками і дати доступ усім зацікавленим співробітникам на розміщення в них повідомлень, аналогічно групам новин в інтернеті.

Права доступу

Система дозволяє гнучко налаштовувати дозволу на управління загальними ресурсами (папками, календарями, завданнями і т.д.). Ви можете призначити користувачеві заданий рівень доступу (Читач, Автор, Редактор і т.д.) або створити унікальні налаштування доступу.

Права доступу зазвичай визначаються адміністратором або співробітником, що є власником папки, присвяченій якомусь проекту або будь-якої теми.

Імпорт користувачів з Active Directory

Якщо у Вашій організації вже введені користувачі в Active Directory Windows, Система надає Вам можливість автоматизації введення користувачів в FossDoc за допомогою Майстра імпорту співробітників з Active Directory в FossDoc. Даний майстер виконує імпорт записів користувачів доменів локальної мережі, в якій знаходиться сервер піложеній, до записів довідника співробітників FossDoc.

Для того, щоб вам був доступний імпорт, в поставку вашої системи повинен входити модуль "Доменна авторизація"

Детальніше прочитати про створення структури організації і користувачів ви можете в статті.

У наступній статті наведено приклад створення складної структури організації та обробки документів в ній.