Групи доступу. Ролі користувачів
Належність користувача до тієї або іншої групи обумовлює його права доступу до документів, папок і інших об'єктів системи електронного документообігу FossDoc і функціональні можливості при роботі з ними. Кожен користувач Системи може належати до кількох груп доступу. Всі групи доступу, існуючі в Системі, можна переглянути за допомогою довідника груп:
FossDoc Адміністратор. Групи користувачів
Групи діляться на два види:
- Вбудовані групи (що входять в поставку Системи) — зумовлюють права доступу і логіку роботи користувачів, що входять до них, з об'єктами Системи. Вбудовані групи Система видаляти та редагувати не дозволяє.
- Групи, створені адміністратором для полегшення управління користувачами (призначення загальних завдань, привласнення загальних прав доступу для користувачів, які входять в ту чи іншу групу). Адміністратор може створювати, редагувати і видаляти такі групи на свій розсуд.
Опис вбудованих груп
Вбудовані групи користувачів та їх призначення наведені у таблиці:
|
Ім'я групи
|
Призначення
|
|
Адміністратори
|
У цю групу входять системні облікові записи. Користувачі, які увійшли під даними записами, отримують доступ до управління сервером FossDoc.
Наприклад, вони можуть підключати/відключати модулі, змінювати локалізацію сервера, створювати/видаляти відділи, користувачів, змінювати права доступу
для об'єктів, переглядати/видаляти папки та документи усіх користувачів, створювати/видаляти шаблони маршрутів і т.п.
|
|
Контроль
|
Користувачам даної групи відкривається доступ до закладки "Контроль" картки документу. Контрольні дорученні будуть поміщені в окрему
папку, де можуть бути оброблені співробітниками відділу контролю
|
|
Оператори журналу передачі документів
|
Користувачі даної групи можуть зафіксувати факт передачі паперових оригіналів або копій документів співробітникам-користувачам Системи
|
|
Оператори виконання
|
Користувачі даної групи мають право закриття доручень будь-яких виконавців, можуть заповнювати звіт і відправляти документи без візування
|
|
Оператори підписання документів
|
Користувачам цієї групи дозволено додавати інших користувачів, які є членами групи "Право підпису документів" для підпису
документу, видаляти будь-які підписи. Але самі не можуть підписувати документи
|
|
Оператори списання в справу
|
Група операторів, які можуть списати документ у справу будь-якого підрозділу
|
|
Оператори списання в справу підрозділу
|
На відміну від групи "Оператори списання в справу", учасники даної групи можуть списувати документи в справу тільки свого підрозділу
|
|
Оператори схем даних
|
До цієї групи входять системні облікові записи. Це дає право змінювати/додавати схеми даних (типи документів, папки і т.д.)
|
|
Оператори типових змістів
|
Користувачі даної групи можуть редагувати, створювати і видаляти типові змісти. Типові змісти – це готовий набір слів,
словосполучень або речень, які використовуються для швидкого вводу в картці документу та дорученнях
|
|
Оператори читання історії
|
При підключеному модулі історії є можливість протоколювати зміни, що проводились користувачами над документами вибраного типу.
Переглядати історію можуть тільки ті користувачі, які входять в дану групу
|
|
Оператори читання статистики
|
Переглядати статистику документу можуть тільки ті користувачі, які входять в дану групу
|
|
Оператори шаблонів маршрутів
|
Користувачі, які входять в дану групу, мають можливість створювати шаблони маршрутів для їх подальшого використання іншими
користувачами при відправленні документа за маршрутом. Полегшує роботу користувачів, які часто формують складний маршрут, який складається,
наприклад, з таких точок, як "Ознайомлення", "Підпис документа", "Реєстрація" і "Виконання"
|
|
Особливі права підготовки документів
|
Користувачі цієї групи мають особливі права при установці полів документів в обхід валідації значень
|
|
Відповідальні редактори загальнодоступних папок користувачів
|
Користувачі цієї групи мають можливість створювати загальнодоступні папки інших користувачів. Ця група є частиною програмного
продукту FossDoc
|
|
Відповідальні редактори загальних папок
|
На відміну від групи "Відповідальні редактори загальнодоступних папок користувачів" користувачі даної групи мають можливість створювати
загальнодоступні папки в корені загальних папок. Ця група є частиною програмного продукту FossDoc
|
|
Відділ кадрів
|
Група користувачів, які можуть бачити і редагувати особисті дані інших співробітників, наприклад, такі як опис, фотографії. Змінювати
посаду, керівника. А також, при підключеному модулі "Пошта Інтернет", додавати адресу електронної пошти користувача
|
|
Право закриття документів
|
У картці документа є поля "Дата закриття документа" і "Ініціатор закриття документа". Користувачі цієї групи мають право встановлювати
значення в ці поля
|
|
Право корекції термінів у дорученнях
|
Користувачі даної групи можуть змінювати терміни виконання будь-яких доручень
|
|
Право накладати резолюцію
|
Користувачі даної групи можуть створювати резолюції. Запис про резолюцію додається на закладку "Резолюції" картки документу
|
|
Право відправки доручень від імені іншої особи
|
На відміну від групи "Оператори виконання", дані користувачі можуть тільки відправляти доручення від імені інших без візування
|
|
Право підпису документів
|
У цю групу входять користувачі, у яких є право підпису документів. Запис про підпис документу додається на закладку "Підпис
документу"
|
|
Право перегляду всіх маршрутів
|
Користувачі цієї групи можуть переглядати всі маршрути документів. За замовчуванням користувачі можуть бачити тільки маршрути, в яких вони
беруть участь
|
|
Право видаляти маршрути в документах
|
Усі користувачі, які є в даній групі, при включений відповідній опції зможуть видаляти будь-які маршрути у будь-яких документах
|
|
Реєстратори
|
Члени цієї групи можуть реєструвати документи. Запис про реєстрацію з'являється на закладці "Реєстраційні записи"
|
|
Редагування груп розсилок
|
Право на редагування груп розсилок. Група розсилок - це іменована група користувачів, яким одночасно можна відправити документ
|
|
Редактори довідників підсистеми фізичних осіб
|
Користувачі цієї групи мають можливість редагувати довідник фізичних осіб. Даний довідник використовується при роботі зі зверненнями
громадян
|
Групи користувачів, створені адміністратором
Для зручності управління користувачами (призначення загальних завдань, прав доступу і т.д.) адміністратор може створювати власні групи користувачів (відмінні від вбудованих).
Для створення нової групи просто натисніть Додати групу на панелі інструментів довідника груп. З'явиться форма властивостей групи:
Форма властивостей групи користувачів
Введіть найменування групи в полі "Група". Натисніть кнопку Додати учасників і в діалозі, що з'явився, виберіть користувачів (або групи користувачів), які будуть входити в створювану групу:
Діалог вибору користувачів або груп користувачів
Натисніть ОК. Вибрані користувачі з'являться у списку "Члени групи":
Форма властивостей групи. Обрані користувачі - члени групи
Натисніть Зберегти зміни на формі властивостей групи.
Ролі користувачів
Роль користувача — це сукупність можливостей, які отримує користувач Системи, що входить в певну з вбудованих груп доступу, і оперує з заданими наборами папок. В системі існує кілька визначених ролей (Співробітник-виконавець, співробітник-керівник, співробітник канцелярії та ін.), що характеризуються своїми наборами папок та груп доступу, які задають, по суті, шаблони "поведінки" користувачів в Системі. Наприклад, "Співробітник керівник" має право накладання резолюції. Один користувач може виконувати одну роль.
Закладка "Роль співробітника"
Вибір ролей
Роль призначає адміністратор під час роботи з користувачем на спеціальній закладці "Роль співробітника" форми властивостей користувача. Додатково кожному з користувачів можуть бути призначені опціональні групи доступу, тобто групи, які не входять початково в групи доступу для даної конкретної ролі.
Основні та опціональні групи доступу для обраної ролі