Группы доступа. Роли пользователей

Принадлежность пользователя к той или иной группе обуславливает его права доступа к документам, папкам и другим объектам системы электронного документооборота FossDoc и функциональные возможности при работе с ними. Каждый пользователь Системы может принадлежать к нескольким группам доступа. Все группы доступа, существующие в Системе, можно просмотреть с помощью справочника групп:

Справочник групп FossDoc Администратор. Группы пользователей

Группы делятся на два вида:

Описание встроенных групп

Встроенные группы пользователей и их назначение приведены в таблице:

Имя группы Назначение
Администраторы В эту группу входят системные учетные записи. Пользователи, зашедшие под данными записями, получают доступ к управлению сервером FossDoc. Например, они смогут подключать/отключать модули, изменять локализацию сервера, создавать/удалять отделы, пользователей, изменять права доступа для объектов, просматривать/удалять папки и документы всех пользователей, создавать/удалять шаблоны маршрутов и т.п.
Контроль Пользователям данной группы открывается доступ к закладке "Контроль" карточки документа. Контрольные поручения будут помещены в отдельную папку, где могут быть обработаны сотрудниками отдела контроля
Операторы журнала передачи документов Пользователи данной группы могут фиксировать факт передачи бумажных оригиналов или копий документов сотрудникам-пользователям Системы
Операторы исполнения Пользователи данной группы обладают правом закрытия поручений любых исполнителей, могут заполнять отчет и отправлять документы без визирования
Операторы подписания документов Пользователям этой группы разрешено добавлять других пользователей, которые являются членами группы "Право подписи документов" для подписи документа, удалять любые подписи. Но сами не могут подписывать документы
Операторы списания в дело Группа операторов, которые могут списать документ в дело любого подразделения
Операторы списания в дело подразделения В отличии от группы "Операторы списания в дело", участники данной группы могут списывать документы в дело только своего подразделения
Операторы схем данных В данную группу входят системные учетные записи. Это дает право изменять/добавлять схемы данных (типы документов, папки и т.д.)
Операторы типовых содержаний Пользователи данной группы могут редактировать, создавать и удалять типовые содержания. Типовые содержания – это готовый набор слов, словосочетаний или предложений, которые используются для быстрого ввода в карточке документа и поручениях
Операторы чтения истории При подключенном модуле истории есть возможность протоколировать изменения, производившиеся пользователями над документами выбранного типа. Просматривать историю могут только те пользователи, которые входят в данную группу
Операторы чтения статистики Просматривать статистику документа могут только те пользователи, которые входят в данную группу
Операторы шаблонов маршрутов Пользователи, которые входят в данную группу имеют возможность создавать шаблоны маршрутов для их дальнейшего использования другими пользователями при отправке документа по маршруту. Облегчает работу пользователей, которые часто формируют сложный маршрут, состоящий, например, из таких точек, как "Ознакомление", "Подпись документа", "Регистрация" и "Исполнение"
Особые права подготовки документов Пользователи данной группы обладают особыми правами при установке полей документов в обход валидации значений
Ответственные редакторы общедоступных папок пользователей Пользователи этой группы имеют возможность создавать общедоступные папки других пользователей. Эта группа является частью программного продукта FossLook
Ответственные редакторы общих папок В отличие от группы "Ответственные редакторы общедоступных папок пользователей" пользователи данной группы имеют возможность создавать общедоступные папки в корне общих папок. Эта группа является частью программного продукта FossLook
Отдел кадров Группа пользователей, которые могут видеть и редактировать личные данные других сотрудников, например, такие как описание, фотографии. Изменять должность, руководителя. А так же, при подключенном модуле "Почта Интернет", добавлять адрес электронной почты пользователя
Право закрытия документов В карточке документа есть поля "Дата закрытия документа" и "Инициатор закрытия документа". Пользователи данной группы имеют право устанавливать значения в эти поля
Право коррекции сроков в поручениях Пользователи данной группы могут изменять сроки исполнения любых поручений
Право накладывать резолюцию Пользователи данной группы могут создавать резолюции. Запись о резолюции добавляется на закладку "Резолюции" карточки документа
Право оправки поручений от имени другого лица В отличие от группы "Операторы исполнения", данные пользователи могут только отправлять поручения от имени других без визирования
Право подписи документов В эту группу входят пользователи, у которых есть право подписи документов. Запись о подписи документа добавляется на закладку "Подпись документа"
Право просмотра всех маршрутов Пользователи данной группы могут просматривать все маршруты документов. По умолчанию пользователи могут видеть только маршруты, в которых они участвуют
Право удалять маршруты в документах Все пользователи, состоящие в данной группе, при включенной соответствующей опции смогут удалять любые маршруты в любых документах
Регистраторы Члены данной группы могут регистрировать документы. Запись о регистрации появляется на закладке "Регистрационные записи"
Редактирование групп рассылок Право на редактирование групп рассылок. Группа рассылок – это именованная группа пользователей, которым одновременно можно отправить документ
Редакторы справочников подсистемы физических лиц Пользователи этой группы имеют возможность редактировать справочник физических лиц. Данный справочник используется при работе с обращениями граждан

Группы пользователей, созданные администратором

Для удобства управления пользователями (назначения общих задач, прав доступа и т.д.) администратор может создавать собственные группы пользователей (отличные от встроенных).

Для создания новой группы просто нажмите Добавить группу на панели инструментов справочника групп. Появится форма свойств группы:

Форма свойств группы пользователей Форма свойств группы пользователей

Введите наименование группы в поле "Группа". Нажмите кнопку Добавить участников и в появившемся диалоге выберите пользователей (или группы пользователей), которые будут входить в создаваемую группу:

Диалог выбора пользователей Диалог выбора пользователей или групп пользователей

Нажмите ОК. Выбранные пользователи появятся в списке "Члены группы":

Выбраны члены группы Форма свойств группы. Выбраны пользователи – члены группы

Нажмите Cохранить изменения на форме свойств группы.

Роли пользователей

Роль пользователя — это совокупность возможностей, которые получает пользователь Системы, входящий в определенное множество встроенных групп доступа, и оперирующий с заданными наборами папок. В системе существует несколько предопределенных ролей (Сотрудник-исполнитель, сотрудник-руководитель, сотрудник канцелярии и пр.), характеризуемых своими наборами папок и групп доступа, задающих, по сути, шаблоны "поведения" пользователей в Системе. Например, "Сотрудник руководитель" имеет право наложения резолюции. Один пользователь может выполнять одну роль.

закладка - роль сотрудника Закладка "Роль сотрудника" Роли пользователей Выбор ролей

Роль назначает администратор во время работы с пользователем на специальной закладке "Роль сотрудника" формы свойств пользователя. Дополнительно каждому из пользователей могут быть назначены опциональные группы доступа, т.е. группы, не входящие изначально во множество групп доступа для данной конкретной роли.

Роли пользователей Основные и опциональные группы доступа для выбранной роли