Папки пользователей FossDoc

Папки для документов — это средство организации доступа пользователей к документам, которые сохраняется в базе данных. Представление папок и способы работы с ними полностью аналогичные тем, что используются для папок и файлов Windows, только вместо файлов, папка FossDoc содержит ссылку на физически существующие в базе данных документы. Причем, ссылка на один и тот же документ может находиться в разных папках.

Для краткости описания в документации используются выражение "папка содержит документ", но в действительности речь идет о ссылке на документ

В Системе существуют два типа папок:

• обычные папки;
• виртуальные папки (контейнеры).

В обычных папках Вы можете создавать новые документы (или проекты документов). Виртуальные папки предназначены для отображения результатов фильтрации документов (например, по содержимому полей) документов, которые хранятся в обычных папках. Ниже будет рассмотрена отображаемая структура папок для разных ролей пользователей Системы:

• Почтовые папки
• Папки исполнителя
• Папки руководителя
• Папки канцелярии
• Папки сотрудника отдела контроля
• Иерархия папок "Исходящие поручения"
• Иерархия папок "Входящие документы"
• Иерархия папок "Задачи"
• Иерархия папок "Проекты документов"
• Иерархия папок "Документы организации"
• Иерархия папок "Документы подразделения"
• Иерархия папок "Входящие"
• Иерархия папок "Служебные"
• Иерархия папок "Обращения граждан"

Почтовые папки

Данные папки есть у все пользователей Системы и не зависят от их роли:

Они аналогичны тем, которые используются в обычных почтовых клиентах:

• Входящие - для входящих сообщений.
• Исходящие - для исходящих сообщений.
• Контакты - папка для контактов пользователя. Контакты могут быть импортированы из различных справочников:


Мастер импорта контактов

• Отправленные - для отправленных сообщений.
• Предлагаемые контакты - для контактов, которые будут предлагаться для автозаполнения при отправке почтового сообщения в поле "Кому".
• Удаленные - для удаленных сообщений.
• Черновики - для неотправленных сообщений.

Папки исполнителя

Пользователь, который введен в Систему с ролью сотрудника-исполнителя или руководителя, по умолчанию может оперировать следующими папками:

Кроме приведенных выше обязательных папок, пользователь с ролью "Исполнитель" может получить следующие общие папки подразделения (организации), которые, таким образом, являются опциональными папками для данной роли:

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

В данной статье вы можете узнать больше, как создавать в данных папках документы и работать с ними.

Папки руководителя

Пользователь, который введен в Систему с ролью сотрудника-руководителя, по умолчанию оперирует теми же папками, что и сотрудник-исполнитель.

Папки канцелярии

Пользователь, который введен в Систему с ролью сотрудника канцелярии, по умолчанию оперирует тем же набором обязательных папок, что и сотрудник-исполнитель, но набор опциональных папок сотрудника канцелярии может быть значительно шире, чем у исполнителя:

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

Папки сотрудника отдела контроля

Пользователь, который введен в Систему с ролью сотрудника отдела контроля, по умолчанию оперирует теми же набором обязательных и опциональных папок, что и пользователь в роли сотрудника канцелярии. Особенность работы сотрудника отдела контроля состоит в том, что он не может создавать новые документы в папках "Исходящие", "Входящие", "Обращения граждан" и "Документы организации" ("Документы подразделения"), так как по умолчанию сотрудник с данной ролью не входит в группу "Регистраторы". У сотрудника отдела контроля также отсутствуют папки "Поступили из других подразделений" и "Отчеты". Но, данный пользователь дополнительно видит папку "Контроль документов". Пользователю с любой ролью в Системе, Администратор Системы может дать возможность исполнять функции сотрудника отдела контроля, добавив его в соответствующую опциональную группу. В этом случае у этого пользователя дополнительно к его обязательным папкам добавится иерархия папок, представленная на рисунке ниже.

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

Работа сотрудников отдела контроля описана в статье.

Иерархия папок "Исходящие поручения"

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

Иерархия папок "Входящие документы"

В данной иерархии папок хранятся все входящие поручения со ссылками на документы, которые поступили данному сотруднику в работу:

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

Вы можете настроить папку "Входящие документы" так, чтобы закрытые поручения удалялись из данной папки и перемещались в папку "Завершенные". Для этого выберите папку "Входящие документы", перейдите на закладку "Свойства папки" и установите галочку "Перемещать закрытые поручения в папку "Завершенные":

Кроме того, вы можете сделать дополнительные настройки, в частности, произвести сортировку подпапок внутри папки "Входящие документы".

Нужно заметить, что в папку "Входящие документы" поступают поручения. Во время открытия этих поручения Система будет автоматически открывать карточки документов, с которыми эти поручения связанные.

Иерархия папок "Задачи"

Папки данная иерархия предназначена для хранения документов типа "Задача", созданных данным пользователем. Задачу можно поручить одному или нескольким исполнителям посредством создания поручений.

В папке "Завершенные" хранятся все задачи, по которым все исполнители отчитались.

Иерархия папок "Проекты документов"

Папка "Проекты документов" предназначена для хранения проектов документов до того, как из проекта будет создан и зарегистрирован новый документ:

В папке "Завершенные" хранятся ссылки на все документы, созданные из проектов, автором которых является данный пользователь.

Папка "Отложенные" предназначена для хранения проектов документов, работа по которым была приостановлена.

Работа пользователя с проектами документов описана в данной статье.

Иерархия папок "Документы организации"

В данной иерархии папок сохраняются документы, которые предназначены для работников всего учреждения. Документы разбиты по соответствующим типам. Каждому типу документа соответствует своя папка:

Непосредственно создать документ в этих папках могут только пользователи, введенные в Систему с ролью сотрудника канцелярии.

Иерархия папок "Документы подразделения"

Иерархия "Документы подразделения" содержит те же папки, что и иерархия "Документы организации". Разница состоит в том, что в данной иерархии сохраняются все документы, предназначенные для работы в данном подразделении.

Иерархия папок "Входящие"

Иерархия папок "Входящие" предназначена для сохранения и работы с документами типа "Входящее письмо":

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

В данной статье подробно рассмотрена работа с входящими/исходящими письмами.

Иерархия папок "Служебные"

Иерархию папок "Служебные" предназначено для хранения и работы с документами типа "Служебная":

Назначения папок те же, что и в иерархии "Входящие".

В данной статье рассмотрена работа со служебными записками.

Иерархия папок "Обращения граждан"

Иерархия папок "Обращения граждан" предназначена для хранения и работы с документами типа "Обращение граждан".

Назначение данных папок рассмотрено в таблице:

В данной статье подробно рассмотрена работа с обращениями граждан.