Работа с обращениями граждан

Работа с обращениями граждан (документы типа "Обращение граждан") практически аналогична работе с входящей/исходящей корреспонденцией.

Специфика здесь заключается в работе с подсистемой физических лиц, которая представляет собой набор взаимосвязанных справочников, предназначенных для ввода в Систему данных о физических лицах. Главным из этих записей есть справочник физических лиц, поля которого содержат ссылки на записи других справочников (имен, государств, улиц и т.д.). Справочники подсистемы используются при работе с карточками документов различных типов, в частности с документом "Обращение граждан".

Создание и регистрация обращений граждан

Для создания обращения граждан:

• Выберите папку "Обращение граждан".
• Нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа "Обращение граждан":

Для заполнения поля "Заявитель" будет использоваться интерфейс Справочника физических лиц.

У Вас есть также возможность проверить, были ли обращения от данного заявителя в прошлом. Для этого нажмите кнопку Найти повторные обращения на панели инструментов карточки. В результате появится форма:

Установите в данной форме галочки напротив тех обращений, которые Вы считайте предшествующими данному обращению. Нажмите ОК. В результате в закладке "Связанные документы" появятся ссылки на соответствующие предыдущие обращения данного заявителя.

Вы можете создать ответ на обращение в виде "Исходящего письма".

Работа со справочником физических лиц

Нажмите на поле "Заявитель" карточки документа в результате появится форма:

Введите данные заявителя и нажмите Поиск. Найденные записи будут показаны в закладке "Записи". Для просмотра данных физического лица выберите интересующую строчку данной таблицы и сделайте на ней двойной клик мышкой. Появится форма физического лица с введенными для нее данными.

Для создания новой записи в справочнике физических лиц нажмите кнопку Создать на панели инструментов данного справочника. Появится пустая форма физического лица:

Введите значения (или выберите имеющиеся в справочниках) в поля данной формы необходимые данные. После ввода нажмите Сохранить. Запись будет сохранена.

История изменения записей по физическому лицу отображается на соответствующей закладке. Также можно прикрепить вложенные файлы, например, отсканированную копию паспорта.

Автоматизация поиска и регистрации дублетных обращений

Если лицо обращается за тем же вопросом повторно, такое обращение считается "дублетным". Есть распространенная практика, когда такие обращения получают регистрационный номер в качестве номера начального обращения к которому добавляется индекс (порядковый номер) уже среди этих обращений. К примеру, если первое обращение от лица "Шевченко Тарас Григорьевич" имеет номер "Ш-506", то первое дублетное обращение будет иметь номер "Ш-506/1", второе "Ш-506/2". Следует понимать, что одно и то же лицо может обращаться по разным вопросам, и такие обращения не являются дублетными. Поэтому принятие решения по признаку дублетности может сделать только оператор (регистратор).

Чтобы подключить систему автоматизированного определения дублетности, перейдите в библиотеку "Документооборот" и в разделе "Обращение граждан" включите опцию: "Автоматизировать определение дублетных обращений граждан при регистрации".

Когда регистратор создает новое обращение и сохраняет его, система FossDoc автоматически находит обращение от выбранного лица за текущий год. Если сейчас только начало года (прошло менее двух месяцев от начала), то дополнительно берется еще 2 месяца с предыдущего года. Будет отображен диалог, в котором можно просмотреть (открыть) найденные обращения.

Регистратор должен обозначить (выбрать) только то обращение, которое по тому же вопросу, тогда система формирует регистрационный номер особым образом, и нумератор при этом не переводится на следующий номер.

Если регистратор считает найденные обращения не относящимися к этому вопросу, он не ставит отметки и закрывает диалог - при этом регистрационный номер формируется обычным образом.

Также при желании регистратор может всегда изменить регистрационный номер вручную через вкладку "Регистрационные записи".