Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

• Создание входящего письма и его регистрация
• Создание исходящего письма-ответа
• Отправка исходящего письма адресату
• Особенности работы с письмами НБУ

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа "Входящее письмо" выполните следующие действия:

• Выберите папку "Входящие".
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа "Входящее письмо":

• Заполните обязательные поля "Корреспондент", "Индекс документа", "Дата создания" в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле "на №", Система попытается найти документ "Исходящее письмо", которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы".
• Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию".

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку "На регистрацию" и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле "Индекс поступления" (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

• из проекта;
• непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав .

Можно просто создать проект исходящего письма.

Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

• Выберите папку "Исходящие".
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа "Исходящее письмо".
• Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля "на №", Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ "Входящее письмо", значение поля "Индекс документа" которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке "Связанные документы". В поле "Корреспонденты" выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат — юридическое лицо. Если адресат — физическое лицо, выберите его в поле "Корреспонденты (физические лица)".

Далее Вам необходимо отправить документ на регистрацию.

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку "Переписка" и нажать Написать письмо:

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа "Исходящее письмо" (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа "Исходящее письмо". Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа "Входящее письмо" на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Особенности работы с письмами НБУ

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы "Входящее письмо". Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

• Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу "Входящее письмо".
• Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу "Входящее письмо" как вложенные файлы.
• Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
• Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле "Содержание" документа "Входящее письмо".
• Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей "Индекс документа" и "Дата создания" в документе "Входящее письмо".

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы "Входящее письмо", созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.