- /
- /
Маршрутизация документов
Исполнение любого документа FossDoc начинается с создания поручений исполнителям. Маршрут документа – это упорядоченный набор таких поручений. Поручения называются еще точками маршрутов. На рабочие места сотрудников в их папки "Входящие документы" приходят поручения. Пользователь, открывая поручения, получает сам документ, который предназначен для исполнения (согласования, подписи и т.д.). Таким образом, реализуется "движение" документов в Системе.
Программа предлагает различные способы организации движения документов между подразделениями и сотрудниками вашей организации. Рассмотрим следующие возможности:
- Последовательность исполнения
- Шаблоны маршрутов
- Использование сохраненных маршрутов
- Пример маршрута - работа с проектами
- Особенности регистрации документов
Последовательность исполнения
Вы можете задать порядок выполнения маршрута, т.е. настроить его так, чтобы поручения поступили нескольким сотрудникам одновременно (параллельные точки маршрута) или последовательно – после завершения одной точки открывается следующая. Вы можете как угодно комбинировать порядок следования точек маршрута на одноименной закладке карточки документа (только если маршрут еще не запущен). С помощью данной закладки также можно удалять или добавлять новые точки маршрутов.
Шаблоны маршрутов
C помощью шаблонов вы сможете автоматизировать рутинные операции, которые определяют движение документов на вашем предприятии. Создав один раз шаблон маршрута, вы можете "привязать" его к вашему подразделению или всей организации
Использование сохраненных маршрутов
Вы можете сохранить созданный маршрут для его повторного использования, но уже для другого документа.
Сохраненные маршруты можно сделать доступными, как для сотрудников вашего подразделения, так и для всех остальных пользователей Системы. Вы можете внести коррективы в загруженный маршрут, поменять исполнителей, добавить/убрать точки маршрута и т.п. – до его запуска.
Подробнее о создании и работе с маршрутами документов можно прочесть в статье.
Пример маршрута - работа с проектами
Система предоставляет эффективный механизм создания документа на основе его проекта. При этом предполагается, что проект может пройти несколько этапов согласования с фиксацией результата каждого этапа в новой версии проекта документа.
Автор проекта будущего документа создает проект и отправляет его на согласование одному или нескольким сотрудникам. После получения результатов согласования от данных сотрудников автор может учесть высказанные замечания и создать новую версию проекта на базе данной версии. Процесс согласования и создания новых версий может продолжаться до тех пор, пока все заинтересованные лица не согласятся с предложенной версией проекта документа. При необходимости автор может снять проект с согласования у того или другого сотрудника или вообще отменить выбранные маршруты подготовки проекта. Согласованный проект отправляется на подпись руководителю(-ям), то есть пользователям, обладающих правом подписи проектов документов. Далее проект передается на регистрацию. После регистрации проект становится полноценным документом, который может подлежать исполнению.
Для работы с проектами документов в вашу поставку Системы должен быть включен одноименный Модуль.
Особенности регистрации документов
В зависимости от настроек Системы существует два варианта обработки документов, поступивших в ваш отдел из другого подразделения:
- Документ непосредственно попадает к его исполнителю.
- Документ попадает в канцелярию вашего подразделения, и только после регистрации его в данной канцелярии поручения отправляются исполнителям. При соответствующих настройках Системы такая регистрация может происходить в автоматическом режиме.
Регистрацию может выполнить только сотрудник с соответствующими правами.
В карточке документа есть специальная закладка "Регистрационные записи", где содержится информация о том, когда, кем и в каких подразделениях был зарегистрирован данный документ, а также соответственно присвоенные ему регистрационные номера:
