- /
- /
Автоматизация делопроизводства
Система электронного документооборота FossDoc позволит вам решать все задачи современного делопроизводства. Рассмотрим основные функции системы, предназначенные для решения задач делопроизводства:
Карточка документа
Базовыми понятиями FossDoc являются карточка документа, поручение и папки документов. Карточка документа – электронный аналог регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа в отечественном делопроизводстве:
С помощью карточки вы можете просматривать и редактировать любой документ: вводить значения полей, размещать ссылки на другие документы (см. связывание документов) и добавлять другую информацию, например, вложенные файлы с отсканированным бумажным оригиналом документа, присоединять переписку по электронной почте.
Поручение
Это особый тип документа, являющийся аналогом "бегунка", который прикрепляют к документу, в традиционном делопроизводстве. В поручении указывают исполнителя документа, задачу, которую должен выполнить сотрудник, и срок ее исполнения.
В FossDoc существует несколько видов поручений, определяющих характер работы исполнителя с данным поручением. Например, поручения вида "на ознакомление" не предполагает отчета исполнителя, в отличие от поручения вида "на исполнение (ручное закрытие)", которое требует обязательного отчета исполнителя с подтверждением лица, отдавшего данное поручение, о завершении работы (закрытие поручение).
Папки документов
Папки для документов – это средство организации доступа пользователей к документам, хранящимся в базе данных. Представление папок и способы работы с ними полностью аналогичны тем, что используются для папок и файлов Windows, только вместо файлов, папка содержит ссылки на физически существующие в базе данных документы. В Системе существуют два типа папок:
- обычные;
- виртуальные.
С помощью обычных папок Вы можете создавать новые документы. Для таких папок могут быть назначены один или несколько типов документов, которые могут быть созданы в ней. Виртуальные папки предназначены для отображения результатов фильтрации (например, по содержимому полей) документов, хранящихся в обычных папках:
Учет бумажных документов
Система позволяет вести учет бумажных оригиналов документов, поступивших в вашу организацию. Для этих целей в карточке документа предназначена закладка "Журнал передачи":
С помощью этой закладки вы можете занести в базу данных Системы информацию о том, кому были переданы те или иные бумажные оригиналы документов. Также есть возможность учитывать списанные в дело документы (см. модуль Журнал).
Контроль исполнения документов
Часто в больших организациях решением задач контроля исполнения документов занимается специальное подразделение – отдел контроля. В Системе автоматизированы функции сотрудников отдела контроля: существует соотв. роль пользователя, в карточке документа есть специальная закладка "Контроль", где ответственные сотрудники ставят контрольные отметки (см. модуль Контроль).
Подготовка резолюций по документу
Резолюция – электронный аналог традиционной резолюции руководителя на документе, но с более широкими возможностями, – это совокупность поручений (задач), которые необходимо исполнить по данному документу. Поручения, связанные резолюцией, являются маршрутом исполнения документы, который можно отредактировать: изменить порядок исполнения, добавить/удалить исполнителей и т.д.
В Системе существует механизм наложения резолюции от имени другого сотрудники с возможностью визирования такой резолюции руководителем, от имени которого данная резолюция отправляется (см. модуль Резолюции).
Электронная цифровая подпись
В Системе есть возможность использования ЭЦП для подписи документов, отдельных полей документов, а также вложенных в документы файлов (см. модуль ЭЦП).
Подпись документа руководителем
Вы можете также подписать документ обычной подписью, аналогом "разрешения" или "одобрения" руководителя в традиционном документообороте (см. статью Как подписываются документы в FossDoc).
Отчеты по делопроизводству
В FossDoc автоматизировано создание различных типов отчетов: исполнение документов, исполнение контрольных поручений, отчеты по входящей корреспонденции, по обращениям граждан и т.д. Вы моментально будете в курсе текущего положения дел по исполнению тех или иных поручений и документов в вашей организации.