- /
- /
Типи документів
Кожен документ в Системі має свій тип, що характеризується певним набором полів. Наприклад, існують типи: "Вхідний лист", "Наказ", "Службова записка", тощо. Кожен документ зазвичай зберігається у папці, яку призначено для цього типу документів. Тип визначає правила роботи з ним, наприклад, на "Вхідний лист" може бути створено відповідь - "Вихідні лист".
Система поставляється з певним набором типів документів, але адміністратор може створювати додаткові типи і правила роботи з ним.
Розглянемо поняття довідника FossDoc, а також деякі часто використовувані типи документів:
Довідники
Окремі поля документів можуть приймати тільки певні значення, які обираються із довідників системи. Наприклад, поле "Статус документа" може приймати значення "Чинний", "Нечинний" і "Дію призупинено" з відповідного довідника:
Користувач з певною роллю може самостійно створювати або редагувати списки значень подібних довідників.
Вхідна/вихідна кореспонденція
В FossDoc підтримуються всі можливі маршрути вхідних і вихідних листів. Найбільш повна схема роботи з вхідним листом наступна: на вхідний лист керівник накладає резолюцію - доручає співробітнику деякого підрозділу створити вихідного листа-відповідь; вхідний лист реєструється в підрозділі; керівник підрозділу накладає свою резолюцію і доручає деякому співробітнику створити проект листа-відповіді; проект вихідного листа проходить узгодження, після чого підписується і реєструється; вихідний лист відправляється адресату. Все листування з кореспондентами у вигляді пов'язаних документів буде доступне з картки вхідного листа.
Детальніше про роботу з вхідними/вихідними можна дізнатися в статті
Звернення громадян
Звернення громадян - один з типів документів, який уявляє інтерес, перш за все, для державних структур і деяких великих комерційних організацій. Для створення і зберігання даного типу документів існує однойменна папка. Особливістю роботи зі Зверненнями громадян є використання взаємопов'язаних довідників підсистеми фізичних осіб. За допомогою даних довідників ви можете скласти реєстр громадян, які перебувають у зоні відповідальності вашої організації, наприклад, список виборців і т.п. Для роботи зі зверненнями громадян до поставки вашої системи повинен входити відповідний Модуль.
Детальніше про роботу зі зверненнями громадян та підсистемою фізосіб можна дізнатися в статті.
Службові записки
Робота зі Службовими записками аналогічна до вхідних/вихідних листів, тільки цей тип документів призначено для внутрішнього (службового) листування між співробітниками підприємства. Службові записки переміщаються між підрозділами організації. Один тип документа "Службова" використовується як для вхідних, так і вихідних службових записок.
Система підтримує всі можливі маршрути службових записок. Найбільш повний документообіг службової в Системі може бути наступним: у деякому відділі створюється службова записка; там вона реєструється і відправляється в інший підрозділ; в канцелярії іншого підрозділу службова реєструється і відправляється керівникові на розгляд; керівник накладає резолюцію і відправляє службову виконавцю; виконавець створює проект відповідної службової; відповідна службова узгоджується, підписується, реєструється і відправляється до підрозділу, звідки прийшла вихідна службова:
Для роботи зі службовими записками до вашої поставки Системи повинен бути включений однойменний Модуль.
Детальніше про роботу зі службовими записками можна прочитати в статті.