Как внедрить СЭД

Рекомендуем следующую последовательность шагов для внедрения системы документооборота FossDoc:

Установка бесплатной или временной версии

Чтобы начать внедрение у вас СЭД FossDoc, предлагаем скачать бесплатную версию системы на 5 рабочих мест или временную версию на 50 мест (если у вас большая организация). Далее установите у себя на машине серверное и клиентское ПО. Убедитесь, что в службах Windows появилась и запущена служба FD22, а в программе администрирования можно увидеть демонстрационные подразделения и пользователей.

Попробуйте пройти уроки из раздела Быстрый старт для предварительного знакомства с Системой.

Анализ ваших бизнес-процессов

Следующим шагом предлагаем вам составить схемы работы сотрудников вашей организации - схемы бизнес-процессов. Выберите наиболее часто выполняемые или важные действия, например, подготовка приказа о зачислении сотрудника на работу или обработка канцелярией входящей корреспонденции и отправка ее на исполнение. Просто нарисуйте на бумаге - какие отделы и какие сотрудники участвуют в бизнес-процессе. Какие документы, кем и куда передаются, и кто отчитывается о выполнении работ.

Данный шаг наиболее важный для понимания, что именно будет автоматизировано на следующих этапах, и каких сотрудников - будущих пользователей СЭД - предполагается привлечь для опытной эксплуатации Системы.

Создание виртуальной структуры организации и пользователей

Теперь, когда уже определены подразделения и участники тестовой эксплуатации, с помощью программы администрирования создайте необходимую виртуальную структуру вашей организации и аккаунты пользователей. Для выполнения данных действий изучите разделы документации: Подразделения и Управление пользователями.

Проектирование типов документов. Настройка папок и доступа к ним

Если существующих в Системе типов документов не достаточно для решения ваших задач, создайте собственные типы, дайте выбранным пользователям доступ к папкам, где будут храниться документы данных типов.

Тестовое заполнение документов

Установите на рабочих местах сотрудников, участвующих в тестировании Системы, клиентское программное обеспечение - приложение FossDoc Клиент или настройте доступ к системе через веб-клиент (браузер).

Поручите вашим сотрудникам создать и заполнить какие-либо документы в системе. Попробуйте сканировать бумажные оригиналы из интерфейса карточки документа. Выполните поиск документов по различным критериям (содержимому полей документов и вложенных в них файлов).

Отработка использования почтового сервера и клиента

Настройте почтовый сервер, создайте для сотрудников почтовые аккаунты на своем сервере или внешних почтовых серверах, попробуйте отправить и получить почтовые сообщения с помощью ПО рабочего места пользователя.

Исполнение маршрутов документов

Создайте шаблоны маршрутов для ваших документов. Предложите сотрудникам, участвующим в тестировании, отправить документы на исполнение по шаблонным маршрутам, а их участникам отчитаться по маршрутам. Оцените удобство работы с маршрутами, внесите коррективы (при необходимости) в созданные шаблоны маршрутов.

Приобретение коммерческой версии и техподдержки

Если по результатам тестовой работы с Системой вас все устраивает, и вы готовы ее приобрести, предлагаем ознакомиться с нашими ценами и лицензионной политикой. Рекомендуем также заключить договор на техподдержку, который ориентировочно будет стоить на год - 15% от ваших затрат затрат на приобретение.

Обращайтесь на наш форум технической поддержки для получения ответов на вопросы по работе с Системой.