Опис модуля "Інтеграція з веб-порталом"

Даний модуль призначено для рішення двох задач:

• публікації документів з системи електронного документообігу FossDoc на web сайті замовника (Порталі);
• імпорту документів (заяв, скарг, тощо), які були передані користувачем через Портал, в систему документообігу з можливою відповіддю користувачу на Портал.

Модуль постачається тільки з комерційними версіями СЕД. Для його роботи у вас повинні бути доменне ім'я порталу (якщо планується перегляд документів через інтернет), SSL ключі для організації захищеного з'єднання з порталом та сервер на *NIX, де наші спеціалісти розгорнуть сам веб портал.

На нашому тестовому сайті webportal.foss.ua ви можете спробувати попрацювати з веб-порталом.

Далі буде розглянуто:

• Інтерфейс користувача порталу
• Персональний кабінет
• Як публікуються документи
• Налаштування публікації документів
• Інсталяція порталу

Інтерфейс користувача порталу

Інтерфейс користувача веб порталу виглядає наступним чином:

Це форма пошуку документів за деякими атрибутами. Натисніть Пошук без вводу пошукових умов, сайт видасть значення полів "Зміст" всіх документів, які було опубліковано на порталі:

Якщо ви натиснете на зміст відкриється картка обраного документу на web-порталі:

Крім змісту, картка документу містить такі поля як "Реєстраційний номер", "Хто підписав" та "Дата документу". Також до картки приєднуються вкладені файли (якщо є), які ви можете завантажити на свою машину.

За допомогою форми пошуку ви можете вказати умови пошуку за згаданими атрибутами, підтримується також повнотекстовий пошук за змістом вкладених у документи файлів. Портал може шукати уведену фразу у вкладених файлах типу TXT, PDF, DOC, DOCX, XLSX.

Призначення полів пошукової форми наступне:

• Текст пошуку - пошукова фраза, яка має бути у полі "Зміст документу" (назва документу на веб-порталі), або у вкладених у документи файлах.
• "у назвах", "у документах" - чекбокси, за допомогою яких користувач може вказати де саме шукати текст - у назвах (змісті) документів та/або вкладених файлах.
• Тип документу - випадаючий список, де можна вказати типи документів, у яких слід шукати. Якщо залишити пустим, буде виконано пошук за усіма типами документів.
• Реєстраційний номер - номер, який отримано документом під час його реєстрації.
• Дата прийняття - дата реєстрації документу.
• Сортування - порядок сортування знайдених документів (спочатку нові або спочатку з більш ранньою датою).

Персональний кабінет

Будь-який громадянин може зареєструватися на порталі, створити там документ (наприклад, звернення чи скаргу до держоргану), відправити його на виконання та моніторити стан робот за документом, очікуючи відповідь. Для цього на порталі призначено Персональний кабінет.

Натисніть на відповідне посилання й виконайте реєстрацію користувача на порталі:

Для подальшої роботи обов'язково потрібно увести персональні дані, зокрема ІПН:

Зареєстрований на порталі користувач потрапляє до довідника фізичних осіб системи документообігу FossDoc.

Ви можете створити документ на вебпорталі, якщо у системі є типи документів для публікації. Наприклад, документ "Звернення громадян", заповнити його поля, додати вкладені файли (при необхідності):

Після стоворення документу на порталі він надходить до виконання відповідних користувачів системи документообігу. Результати роботи над документом можна відстежувати на відповідній закладці:

Також на зареєстрований на порталі email користувача будуть надходити відповідні повідомлення.

Коли на документ буде отримано відповідь, її можна буде передивитися, а також переглянути та роздрукувати вкладені до неї файли (якщо є).

Як публікуються документи

Для публікації документу на порталі у вас спочатку мають бути виконанні певні налаштування. Далі відкрийте картку документу, який призначено для публікації, перейдіть до закладки "Публікації":

Просто натисніть кнопку Опублікувати на веб-порталі. Документ буде опубліковано, і його можна буде знайти на порталі. Для скасування публікації на порталі знову відкрийте картку цього документу, та натисніть кнопку Видалити на веб-порталі.

Також документ буде автоматично видалено з порталу, якщо його буде видалено з бази даних системи FossDoc.

Налаштування публікації документів

Для роботи модулю публікації після інсталяції його компонентів треба буде виконати певні налаштування на сервері FossDoc. Запустіть програму адміністрування, перейдіть до закладки "Зовнішні модулі", підключіть та запустіть модуль "Інтеграція з веб-порталом":

Далі перезавантажте програму адміністрування та перейдіть до закладки "Публікація":

Вам необхідно увести наступні налаштування:

• Url сервера - доменне ім'я веб порталу, яке було придбано вами у провайдера або ІР адреса машини, де було розгорнуто портал.
• Ім'я бази даних - ім'я бази даних порталу.
• Ім'я користувача - ім'я користувача бази даних порталу з правами адміністратора.
• Пароль - пароль вище згаданого користувача.
• Користувач, від імені якого будуть створюватися документи - користувач з довідника користувачів системи, від імені якого будуть створюватися у системі документи, які надійшли з порталу.

Система може публікувати на порталі не кожен документ, а тільки документи тих типів, у яких увімкнено функцію "Публікація документів":

Інсталяція порталу

Модуль "Інтеграція з веб-порталом" постачається з комерційною версією системи. Для його роботи потрібно встановити безкоштовну CRM систему odoo на машині під керуванням *NIX та відповідним чином її налаштувати. Ви можете встановити й налаштувати веб-портал самостійно або замовити ці роботи нашим фахівцям.