- /
СЕД для державних установ
Документообіг в державних структурах
На ринку сучасного програмного забезпечення для управління документами представлено досить багато систем, що позиціонуються, як призначені для державних організацій. Сердь них присутні як рішення-надбудови на відомих платформах, таких як Lotus Notes, Share Point, 1C, так і самостійні розробки - Дєло, БОС Референт, Docs Vision, FossDoc і інші. Які загальні вимоги пред'являються до даних продуктів для роботи в держорганах?
Коли говорять про документообіг в держорганах припускають перш за все, що Система працює в досить великій (орієнтовно 100 користувачів і більше) організації або її підрозділі з певними регламентами роботи з документами на основі класичного діловодства. Тобто чимала частина завдань СЕД в держустанові присвячена звичайним канцелярським питанням: заповнення реєстраційно-контрольних карток; прийом і обробка вхідної пошти; формування та відправка вихідної кореспонденції; обробка службових записок і організаційно-розпорядчої документації; прийом і реагування на скарги та звернення громадян; реалізація контролю над виконанням документів та ін.
На відміну від комерційних структур, де істотний аспект документообігу - швидка адаптація бізнес-процесів під постійно мінливі умови ринку, для державного підприємства важлива повнота охоплення всіх підтримуваних в установі процедур діловодства та документування процесів. Нижче будуть перераховані всі значущі, на наш погляд, вимоги для систем електронного документообігу, які варто аналізувати при оцінці можливості впровадження того чи іншого програмного рішення в державних структурах.
Вимоги до систем документообігу
1. Інформаційна безпека
Це одна з головних вимог до СЕД для держструктур, яка обумовлена самою специфікою їх діяльності, коли циркулюючі в Системі документи можуть становити державну таємницю або інформацію різного ступеня закритості.
У зв'язку з цим можна виділити такі завдання, які повинна вирішувати СЕД:
- Надійна ідентифікація і аутентифікація користувачів. Використання засобів електронно-цифрового підпису для підтвердження автентичності дій користувачів в системі.
- Захищений протокол зв'язку між додатками.
- Інтеграція з відомими службами каталогів на рівні операційної системи, наприклад, Active Directory.
- Організація різних рівнів доступу до даних для користувачів і груп користувачів. "Тонке" налаштування окремих прав доступу (читання, редагування, видалення і т.п.) до документів і папок документів.
- Делегування прав доступу співробітників від однієї особи іншій.
2. Сховище документів і поштовий сервіс
Централізованим зберіганням документів і листів на практиці часто і обмежується використання документообігу на державному підприємстві, тобто у цьому випадку СЕД уявляється як поєднання поштового клієнту та сховища документів на базі даних.
Таким чином, видаються важливими наступні вимоги до СЕД:
- Мінімальна залежність швидкості роботи з документами від їх кількості в базі даних і числа одночасно працюючих в системі користувачів.
- Потужний пошуковий сервіс: за полями (реквізитами) документів, повнотекстовий пошук (у вкладених файлах).
- Наявність вбудованого поштового серверу на домені організації.
- Можливість архівації документів і листів з швидким витягом з архіву (пошук, читання).
- Висока стійкість сховища до збоїв бази даних.
- Можливість резервного копіювання та швидкої реплікації даних.
3. Колективна робота співробітників над документами
На підприємстві документообіг може використовуватися не тільки для зберігання документів, а й для реалізації бізнес-процесів, пов'язаних з їх виконанням. СЕД, таким чином, становиться середовищем для організації колективної роботи співробітників. У великих організаціях розгалуженої структури з усталеними регламентами діловодства важливими будуть наступні вимоги:
- Підтримка роботи з різними типами документів, що використовуються в сучасному діловодстві (вхідні, вихідні, службові, накази і т.д.), можливість візуального проектування нових типів документів і бібліотек.
- Налаштування довідкових полів.
- Візуальне проектування маршрутів документів, шаблонів маршрутів.
- Автоматичне введення і розпізнавання паперових документів (потокове сканування), імпорт з файлів різних форматів.
- Підтримка створення документів з проектів і версійності документів.
- Відправлення завдань для співробітників і відстеження їх виконання.
- Організація роботи відділів контролю та обробки звернень громадян.
- Логування дій користувачів у Системи (сервіси типу "історія" і "статистика" роботи користувачів).
4. Вимоги до апаратного та програмного забезпечення
Дуже часто в державних організаціях апаратні і програмні ресурси не відповідають поточному "середньому" рівню розвитку комп'ютерної техніки.
Тому, якщо ваша структура використовує застарілу техніку, слід звернути увагу на заявлені виробником СЕД ресурсні вимоги, а саме:
- Вимоги до апаратних ресурсів і операційній системі.
- Вимоги до СУБД, чи можна використовувати безкоштовну СУБД для роботи системи, і які її обмеження?
- Залежність системи від сторонніх продуктів. Якщо СЕД працює на сторонній платформі, наприклад Lotus Notes або Share Point, також слід проаналізувати залежність даних продуктів від ресурсів.
- Аналогічно слід вивчити всі вимогу до додаткового програмного забезпечення, яке необхідно для роботи системи.
5. Вартість продукту
Як правило, покупка Системи документообігу для державного підприємства - досить витратне придбання: автоматизується велике число робочих місць, потрібна розширена функціональність для задоволення всіх можливих варіантів використання СЕД.
Таким чином, вартість продукту є комплексним значенням, яка враховує багато факторів:
- Вартість серверної і клієнтської частин Системи.
- Можлива модернізація апаратного і системного програмного забезпечення.
- Вартість СУБД (якщо використовується комерційна версія даного ПЗ).
- Вартість додаткового програмного забезпечення: офісні додатки, інше програмне забезпечення.
- Купівля ЕЦП у провайдера і супутнього стороннього ПЗ для роботи цифрового підпису (якщо необхідно).
- Придбання доменного імені для забезпечення роботи внутрішніх поштових скриньок підприємства (якщо необхідно).
- Витрати на навчання ваших співробітників.
- Витрати на впровадження та підготовку рішення під конкретні умови функціонування вашої організації.
- Витрати на технічну підтримку (як правило, планують щорічні відрахування).
6. Зручність супроводу
Важливою складовою успішного впровадження СЕД є умови супроводу, які пропонує постачальник системи документообігу. Сумнозвісна інертність співробітників держструктур щодо впровадження СЕД часто є наслідком недостатнього рівня супроводу системи.
Необхідно звернути увагу на такі питання, як:
- Зручність використання і простота роботи з Системою, наявність інструкцій типу "Швидкий старт".
- Повнота документації та її відповідність поточної версії продукту.
- Наявність електронних навчальних матеріалів (відеороликів, презентацій).
- Можливості розширення системи і освітленість питань самостійної доопрацювання системи замовником (якщо можливо).
- Надання всіх доступних варіантів технічної підтримки: телефон, інтернет, віддалене адміністрування.
- Регулярне оновлення програмного забезпечення з веденням лога внесених змін.
Досвід впровадження і переваги FossDoc
Система документообігу FossDoc впроваджена і використовується в багатьох державних структурах України. Серед наших клієнтів:
- Національний банк України (Система використовується в складі комплексу FossDocMail)
- Служба зовнішньої розвідки України
- Сумська, Чернігівська, Закарпатська обласні державні адміністрації
- Окремі районні та міські адміністрації України, місцеві ради
- Дослідно-проектний центр кораблебудування (м.Миколаїв)
Головними перевагами Системи, які відзначають наші клієнти з держструктур, є: типові документи, прийняті у вітчизняному діловодстві, що йдуть в поставці системи; адаптованість рішення під нові завдання, можливість оперативного сканування та внесення до системи копій паперових оригіналів документів, механізм делегування і гнучке управління правами доступу і підтримка популярних провайдерів ЕЦП.
FossDoc дозволяє істотно знизити вимоги до кваліфікації адміністратора системи. Програмне забезпечення робочих місць користувача має інтуїтивно-зрозумілим інтерфейсом, схожим на звичний поштовий клієнт. Дані обставини сприяють швидкому впровадженню Системи в держорганах і масового переходу на неї співробітників.
Окремо варто згадати можливість зв'язування віддалених підрозділів організації і роботи їх на один сервер.