СЭД для государственных организаций

Особенности

Требования

Опыт внедрения

Для государственного предприятия важна полнота охвата всех поддерживаемых в учреждении процедур делопроизводства и документирования процессов

Особенности документооборота в государственных структурах

На рынке современного программного обеспечения для управления документами представлено достаточно много систем, которые позиционируются, как предназначенные для государственных организаций. Серди них присутствуют как решения-надстройки на известных платформах, таких как Lotus Notes, Share Point, 1C, так и самостоятельные разработки – Дело, БОСС Референт, Docs Vision, FossDoc и другие. Какие общие требования предъявляются к данным продуктам для работы в госорганах?

Когда говорят о документообороте в госорганах предполагают прежде всего, что Система работает в достаточно крупной (ориентировочно 100 пользователей и более) организации или ее подразделении с устоявшимися регламентами работы с документами на основе классического делопроизводства. Т.е. достаточно большая часть задач СЭД в госучреждении посвящена обычным канцелярским вопросам: заполнение регистрационно-контрольных карточек; прием и обработка входящей почты; формирование и отправка исходящей корреспонденции; обработка служебных записок и организационно-распорядительной документации; прием и реагирование на жалобы и обращения граждан; реализация контроля над исполнением документов и пр.

В отличие от коммерческих структур, где существенный аспект документооборота – быстрая адаптация бизнес-процессов под постоянно изменяющиеся условия на рынке, для государственного предприятия важна полнота охвата всех поддерживаемых в учреждении процедур делопроизводства и документирования процессов. Ниже будут перечислены все значимые, на наш взгляд, требования для систем электронного документооборота, которые стоит анализировать при оценке возможности внедрения того или иного программного решения в государственных структурах.

Требования к системам документооборота

1. Информационная безопасность

Это одно из главных требований к СЭД для госструктур, обусловленное самой спецификой их деятельности, когда хранящиеся документы могут представлять государственную тайну или информацию различной степени закрытости.

В связи с этим можно выделить такие подзадачи, которые должна решать СЭД:

• Надежная идентификация и аутентификация пользователей. Использование средств электронно-цифровой подписи для подтверждения аутентичности действий пользователей.
• Защищенный протокол связи между приложениями.
• Интеграция с хорошо зарекомендовавшими службами каталогов на уровне ОС, например, Active Directory.
• Организация различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей. "Тонкая" настройка отдельных прав доступа (чтение, редактирование, удаление и т.п.) к документам и их папкам.
• Делегирование прав доступа сотрудников от одного лица другому.

2. Хранилище документов и почтовый сервис

Централизованным хранением документов и писем на практике часто и ограничивается использование документооборота на государственном предприятии, т.е. в этом случае СЭД представляется как объединение почтового клиента и хранилища документов на базе данных.

Таким образом, представляются важными следующие требования:

• Минимальная зависимость скорости работы с документами от их количества в базе данных и числа одновременно работающих в системе пользователей.
• Мощный поисковый сервис: по полям (реквизитам) документов, полнотекстовый поиск (по вложенным файлам).
• Наличие встроенного почтового сервера на домене организации.
• Возможность архивации документов и писем с быстрым извлечением из архива (поиск, чтение).
• Высокая устойчивость хранилища к сбоям базы данных.
• Возможность резервного копирования и быстрой репликации данных.

3. Коллективная работа сотрудников над документами

Если на предприятии документооборот используется не только для хранения документов, но и для реализации бизнес-процессов, связанных с их исполнением, то СЭД, таким образом, становится средой для организации коллективной работы сотрудников. В крупных организациях разветвленной структуры с устоявшимися регламентами делопроизводства важными будут следующие требования:

• Поддержка работы с различными типами документов, используемых в современном делопроизводстве (входящие, исходящие, служебные, приказы и т.д.), возможность визуального проектирования новых типов документов и библиотек.
• Настройка справочных (подстановочных) полей.
• Визуальное проектирование маршрутов документов, шаблонов маршрутов.
• Автоматический ввод и распознавание бумажных документов (потоковое сканирование), импорт из файлов различных форматов.
• Поддержка создания документов из проектов и версионности документов.
• Отправка задач для сотрудников и отслеживание их исполнения.
• Организация работы отделов контроля и обработки обращений граждан.
• Логирование действий пользователей в Системе (сервисы типа "история" и "статистика" работы пользователей).

4. Требования к аппаратному и программному обеспечению

Очень часто в государственных организациях аппаратные и программные ресурсы не соответствуют текущему "среднему" уровню развития компьютерной техники.

Поэтому, если ваша структура использует устаревшую технику, следует обратить внимание на заявленные производителем СЭД ресурсные требования, а именно:

• Требования к аппаратным ресурсам и операционной системе.
• Требования к СУБД, можно ли использовать бесплатную СУБД для работы системы и каковы ее ограничения?
• Зависимость системы от сторонних продуктов. Если СЭД работает на сторонней платформе, например Lotus Notes или Share Point, также следует проанализировать зависимость данных продуктов от ресурсов.
• Аналогично следует изучить все дополнительное программное обеспечение, которое необходимо для работы системы.

5. Стоимость продукта

Как правило, покупка Системы документооборота для государственного предприятия – достаточно затратное приобретение: автоматизируется большое число рабочих мест, требуется расширенная функциональность для удовлетворения всех возможных вариантов использования СЭД. Таким образом, стоимость продукта является комплексной величиной, которая учитывает многие факторы:

• Стоимость серверной и клиентской частей Системы.
• Возможная модернизация аппаратного и системного программного обеспечения.
• Стоимость СУБД (если используется коммерческая версия данного ПО).
• Стоимость дополнительного программного обеспечения: офисные приложения, другое ПО.
• Покупка ЭЦП у провайдера и сопутствующего стороннего ПО для работы цифровой подписи (если необходимо).
• Приобретение доменного имени для обеспечения работы внутренних почтовых ящиков предприятия (если необходимо).
• Затраты на обучение ваших сотрудников.
• Затраты на внедрение и подготовку решения под конкретные условия функционирования вашей организации.
• Затраты на техническую поддержку (как правило, планируют ежегодные отчисления).

6. Удобство сопровождения

Важной составляющей успешного внедрения СЭД являются условия сопровождения, которые предлагает поставщик системы документооборота. Печально известная инертность сотрудников госструктур в отношении внедрения СЭД часто является следствием недостаточного уровня сопровождения системы. Необходимо обратить внимание на такие вопросы, как:

• Удобство использования и простота работы с Системой, наличие инструкций типа "Быстрый старт".
• Полнота документации и ее соответствие текущей версии продукта.
• Наличие электронных обучающих материалов (видеороликов, презентаций).
• Возможности расширения системы и освещенность вопросов самостоятельной доработки системы заказчиком (если возможно).
• Предоставление всех доступных вариантов технической поддержки: телефон, интернет, удаленное администрирование.
• Регулярное обновление программного обеспечения с ведением лога внесенных изменений.

Опыт внедрения и преимущества FossDoc

Система документооборота FossDoc внедрена и используется во многих государственных структурах Украины. Среди наших клиентов:

• Национальный банк Украины (Система используется в составе комплекса FossDocMail)
• Служба внешней разведки Украины
• Сумская, Черниговская, Закарпатская областные государственные администрации
• Отдельные районные и городские администрации Украины, местные советы
• Исследовательско-проектный центр кораблестроения (г. Николаев)

Главными преимуществами Системы, которые отмечают наши клиенты из госструктур, являются: идущие в поставке типовые документы, принятые в отечественном делопроизводстве; адаптируемость решения под новые задачи, возможность оперативного сканирования и внесения в систему копий бумажных оригиналов документов, механизм делегирования и гибкое управление правами доступа и поддержка популярных провайдеров ЭЦП.

FossDoc позволяет существенно снизить требования к квалификации администратора системы. Программное обеспечение рабочих мест пользователя обладает интуитивно-понятным интерфейсом, похожим на привычный почтовый клиент. Данные обстоятельства способствуют быстрому внедрению Системы в госорганах и массовому переходу на нее сотрудников.

Отдельно стоит упомянуть возможность связывания удаленных подразделений организации и работы их на один сервер.