Робота з резолюціями

У Системі є можливість створювати резолюції за документом, як у класичному діловодстві. Розглянемо наступні питання роботи з резолюціями:

• Передумови для роботи з резолюціями
• Відправка документу на резолюцію
• Створення резолюції
• Вибір виконавців резолюції і створення для них завдань
• Вибір автору резолюції
• Візування резолюції
• Створення шаблону маршрута резолюції

Передумови для роботи з резолюціями

Для роботи з резолюціями необхідно виконання декількох умов:

• резолюцію в Системі може готувати користувач з ролями "Співробітник канцелярії" або "Співробітник-керівник", а також користувачі, що входять до групи "Реєстратори";
• у типі документу повинно бути увімкнено функцію "Резолюції".

Відправка документу на резолюцію

Для підготовки резолюції виконайте наступні дії:

• відкрийте картку документу, який вимагає накладення резолюції;
• натисніть Надіслати за маршрутом – На резолюцію на панелі інструметів картки.

Створення резолюції

Вибір виконавців резолюції і створення для них завдань

Для вибору виконавців резолюції натисніть кнопку Додати виконавця, з'явиться діалог вибору користувачів, оберіть користувачів і відредагуйте (за необхідністю) його завдання, вкажіть термін його виконання та вид завдання:

Якщо було обрано декілька виконавців, то за допомогою кнопки Застосувати для всіх, уведені завдання та терміни буде застосовано для всіх виконавців резолюції.

Вид завдання може бути наступним:

• на виконання (автоматичне закриття) - завдання автоматично завершується після звіту виконавця;
• на виконання (закриття вручну) - завдання завершується автором вручну;
• на ознайомлення - завдання завершується після того, як виконавець відкриє картку документу.

Вибір автору резолюції

У діалозі створення резолюції виберіть у полі "Автор" необхідного співробітника, від імені якого буде створено резолюцію. В залежності від того, яка роль користувача, який готує резолюцію, Система або пропонує вибрати автора резолюції, або автоматично його прописує. Вибір автора потрібен у разі, якщо резолюцію готує помічник керівника, а керівник тільки візує її. В полі "Дата" вкажіть дату накладення резолюції:

Натисніть кнопку Відправити співробітникам для того, щоб після збереження резолюції запустився маршрут її виконання. Або залиште цю кнопку ненатиснутою для того, щоб була можливість відредагувати резолюцію перед її запуском за маршрутом:

Візування резолюції

Якщо резолюцію готував помічник керівника, а керівник тільки візує її, то в папку "На резолюцію" ієрархії "|Вхідні документи" керівника будуть поступати документи для візування резолюції (розгляду і затвердження створеної резолюції або її відміни, заміни виконавців, редагування створених доручень за резолюцією і т.п.). Для візування резолюції необхідно відкрити документ і перейти на закладку "Маршрути":

У Вас є можливість змінити доручення по резолюції, додати або видалити виконавців по резолюції і т.д. Натисніть Згоден для подальшого запуску маршруту (таким чином, виконавши візування) або Не згоден для відміни маршруту (усі доручення по маршруту будуть примусово завершені).

Створення шаблону маршрута резолюції

У системі FossDoc шаблон маршруту може бути створено як адміністратором, так і користувачем з певними правами.

Розглянемо процес створення шаблону маршрута резолюції за допомогою програми адміністрування, тобто розглянемо роботу по створенню цього шаблону адміністратором системи. Перейдіть на сторінку "Шаблони маршрутів", натисніть "Створити", у діалозі, що з'явиться, оберіть "Маршрут":

Збережіть шаблон під новим ім'ям та додайте у нього точку "Резолюція", вкажіть автора резолюції:

Далі додайте у шаблон точки виконання, використовуйте кнопку "Вправо" для того, щоб розмістити точки виконання за точкою резолюції. Обов'язково вкажіть у полі "Автор" автора резолюції, якого обрано було раніше у точці резолюції, заповніть інші атрибути точек виконання (термін, завдання). Збережіть шаблон, у подальшому його можна буде використовувати під час відправлення маршруту за шаблоном.