Резервування номерів під час реєстрації документів

Починаючи з версії 6.7, в системі документообігу FossDoc з'явилася можливість резервування реєстраційних номерів документів. Також при реєстрації документів з'явилася можливість використання номерів видалених документів. Дана функціональність доступна для документів з налагодженою автоматичною нумерацією. Розглянемо докладніше ці функції.

Як увімкнути

Для підключення функцій резервування номерів запустіть програму адміністрування, перейдіть до Бібліотек документів, оберіть гілку "Документообіг", перейдіть до закладки "Управління системою Документообіг", натисніть посилання "Реєстрація документів":

З'явиться вікно налаштувань підсистеми Реєстрації документів:

Встановіть галочку "Використовувати резервування номерів" для включення функції резервування. Також є налаштування "Період повернення номерів ..." (в днях). Це налаштування регулює появу пріоритетних номерів під час реєстрації документів. Наприклад, ви видалили раніше зареєстрований документ і бажаєте використати його номер, тобто даний номер стає пріоритетним під час реєстрації наступного документа даного типу.

Таким чином, налаштування "Період повернення номерів..." визначає кількість днів після видалення документа, протягом яких його номер буде пріоритетним, тобто буде повертатися при реєстрації наступного документа. При використанні пріоритетного номера не буде відбуватися зміна автоматичного нумератора.

Використання пріоритетних номерів (приклад)

Припустимо, ви створили і зареєстрували кілька вихідних листів. В системі при цьому налаштовано їх найпростішу автоматичну нумерацію (1,2,3, ...):

Вилучимо з системи (безповоротно, не в корзину) лист з номером 2. Для цього відкрийте картку даного вихідного і в меню "Файл" оберіть "Видалити документ із системи ":

Відзначте "Назавжди видалити документ і його дочірні документи" і натисніть "Так". Документ буде видалено з системи.

Протягом часу "періоду повернення номерів" ви можете знову створити і зареєструвати документ, пріоритетний номер 2 буде використаний при реєстрації такого документа.

Використання зарезервованих номерів (приклад)

Для проектів документів в системі існує механізм резервування реєстраційних номерів. Тобто ви створюєте проект, резервуєте його номер, далі після того, як даний проект пройде всі можливі стадії узгодження, підписи і потрапить на реєстрацію, йому буде присвоєно зарезервований номер.

Для резервування створіть проект і з меню Файл його картки виконайте пункт "Зарезервувати номер":

Якщо даний документ може бути зареєстрований в декількох підрозділах, вам буде запропоновано, в якому саме підрозділі слід зарезервувати номер документа. Таким чином, реєстраційний номер буде зарезервований. При цьому якщо у вас був номер в пріоритетних номерах, він буде використаний в якості зарезервованого для проекту.

Існує також механізм "повернення" в систему зарезервованого номера. Для цього відкрийте проект і виконайте пункт "Скасувати резервування номера з меню Файл його картки:

При цьому номер із зарезервованих номерів повернеться в пріоритетні і буде використаний при найближчій реєстрації документів в даному підрозділі.

Перегляд зарезервованих і пріоритетних номерів

Адміністратор системи за допомогою програми для розширеного адміністрування може переглянути, які номери в поточний момент є зарезервованими і які - пріоритетними. Для цього відкрийте в службових довідниках довідник цікавить вас підрозділи, перейдіть в ієрархію нумераторів: