Резервування номерів під час реєстрації документів

Починаючи з версії 6.7, в системі документообігу FossDoc з'явилася можливість резервування реєстраційних номерів документів. Також при реєстрації документів з'явилася можливість використання номерів віддалених документів. Дана функціональність доступна для документів з налагодженою автоматичною нумерацією. Розглянемо докладніше ці функції.

Як увімкнути

Для підключення функцій резервування номерів запустіть програму адміністрування, перейдіть до Бібліотек документів, виберіть гілку "Документообіг", перейдіть до закладки "Управління системою Документообіг, натисніть посилання "Реєстрація документів":

Налаштування реєстрації

З'явиться вікно налаштувань підсистеми Реєстрації документів:

Управління реєстрацією документів

Встановіть галочку "Використовувати резервування номерів" для включення функції резервування. Також є налаштування "Період повернення номерів ..." (в днях). Ця установка регулює поява пріоритетних номерів при реєстрації документів. Наприклад, ви видалили раніше зареєстрований документ і бажаєте використовувати його номер, тобто даний номер стає пріоритетним при реєстрації наступного документа даного типу.

Таким чином, настройка "Період повернення номерів ..." визначає кількість днів, що минув після видалення документа, протягом яких його номер буде пріоритетним, тобто буде повертатися при реєстрації наступного документа. При використанні пріоритетного номера не буде відбуватися зміна автоматичного нумератора.

Використання пріоритетних номерів (приклад)

Припустимо, ви створили і зареєстрували кілька вихідних листів. В системі при цьому налаштована їх найпростіша автоматична нумерація (1,2,3, ...):

Вихідні листи

Вилучимо з системи (безповоротно, не в корзину) лист з номером 2. Для цього відкриваємо картку даного вихідного і в меню "Файл" вибираємо "Видалити документ із системи ":

Видалення документа з системи

Відзначте "Назавжди видалити документ і його дочірні документи" і натисніть "Так". Документ буде видалений з системи.

Видалення документа з системи

Протягом часу "періоду повернення номерів" ви можете знову створити і зареєструвати документ, пріоритетний номер 2 буде використаний при реєстрації такого документа.

Використання зарезервованих номерів (приклад)

Для проектів документів в системі існує механізм резервування реєстраційних номерів. Тобто ви створюєте проект, резервуєте його номер, далі після того, як даний проект пройде всі можливі стадії узгодження, підписи і потрапить на реєстрацію, йому буде присвоєно зарезервований номер.

Для резервування створіть проект і з меню Файл його картки виконайте пункт "Зарезервувати номер":

Резервування реєстраційного номера проекту документа

Якщо даний документ може бути зареєстрований в декількох підрозділах, вам буде запропоновано, в якому саме підрозділі слід зарезервувати номер документа. Таким чином, реєстраційний номер буде зарезервований. При цьому якщо у вас був номер в пріоритетних номерах, він буде використаний в якості зарезервованого для проекту.

Існує також механізм "повернення" в систему зарезервованого номера. Для цього відкрийте проект і виконайте пункт "Скасувати резервування номера з меню Файл його картки:

Скасування резервування номера проекту документа

При цьому номер із зарезервованих номерів повернеться в пріоритетні і буде використаний при найближчій реєстрації документів в даному підрозділі.

Перегляд зарезервованих і пріоритетних номерів

Адміністратор системи за допомогою програми для розширеного адміністрування може переглянути, які номери в поточний момент є зарезервованими і які - пріоритетними. Для цього відкрийте в службових довідниках довідник цікавить вас підрозділи, перейдіть в ієрархію нумераторів:

Перегляд зарезервованих і пріоритетних номерів