Реєстрація документів

Форма налаштувань реєстрації документів:

Перевіряти реєстрацію однакових документів від однієї організації

Тільки для типу документа "Вхідний лист": при реєстрації вхідних може виникати ситуація, коли один документ надходить фізично різними шляхами - спочатку електронною поштою, а потім у паперовому вигляді, пізніше. Реєстратор може не звернути увагу, що такий документ вже введено у систему. Для того, щоб не дати зробити дубль-документ, система перевіряє при створенні картки реквізити "Кореспондент" та "Індекс документа" (індекс документа - реєстраційний номер від іншої організації). Якщо схожий документ буде знайдено, система повідомить користувача.

Резервування реєстраційних номерів

Опція впливає на життєвий цикл проектів документів: якщо готується новий проект, та є необхідність заздалегдіть знати, який він отримує реєстраційний номер, оператор може зарезервувати номер для нього. Цей номер "випадає" з переліку реєстрації поточних документів цього типу, але буде автоматично використаний пізніше, коли обраний проект буде проходити процедуру реєстрації.

Кількість днів регулює повернення номера, якщо документ було видалено вже після реєстрації. Слід розуміти, що у разі помилкової реєстрації номер може бути повернений до загального пулу номерів. Але це має сенс лише на короткому проміжку часу (з точки зору порядку слідування номерів та дати реєстрації).

Перевірка реєстраційного номера

Не перевіряти дублюючі реєстраційні номери - вимикає перевірку. Це має сенс, якщо у вас не існує проблем з помилками співробітника-реєстратора (або це не має критичного впливу), та таким чином ви знімаєте навантаження на систему (серверу не потрібно робити пошук, та процес реєстрації відбуватиметься швидше).

Проста перевірка дублюючих реєстраційних номерів - пошук потенційного дубля тільки в поточній папці. Інакше - пошук відбувається в усій базі (що може займати більше часу). Ця опція є досить оптимальним варіантом, з точки зору перевірки та швидкості роботи.

Дозволити реєстрацію документів з одним реєстраційним номером - ця опція надає можливість оператору ігнорувати попередження, та реєструвати документ (навіть якщо система вважає, що цей номер вже було застосовано до іншого документа).

Блокувати точку маршруту "На реєстрацію" для непідписаного проекту документа

У діловодстві є правило, за яким реєструвати документ можна лише після його підпису керівником. Ця опція забороняє ручне надсилання "На реєстрацію" (в тому числі через шаблонний маршрут), якщо документ є проектом та ще не отримав підпису.