Регистрация документов

Форма настройки регистрации документов:

Проверять регистрацию одинаковых документов от одной организации

Только для типа документа "Входящее письмо": при регистрации входящих может возникать ситуация, когда один документ поступает физически разными путями - сначала электронной почтой, а затем в бумажном виде, позже. Регистратор может не обратить внимание на то, что такой документ уже введен в систему. Для того чтобы не дать сделать дубль-документ, система проверяет при создании карточки реквизиты "Корреспондент" и "Индекс документа" (индекс документа – регистрационный номер от другой организации). Если подобный документ будет найден, система сообщит пользователю.

Резервирование регистрационных номеров

Опция влияет на цикл проектов документов: если готовится новый проект, и есть необходимость заранее знать, какой он получит регистрационный номер, оператор может зарезервировать номер для него. Этот номер "выпадает" из списка регистрации текущих документов этого типа, но будет автоматически использован позже, когда выбранный проект будет проходить процедуру регистрации

Количество дней регулирует возврат номера, если документ был удален уже после регистрации. Следует понимать, что в случае ошибочной регистрации номер может быть возвращен к общему пулу номеров. Но это имеет смысл только на коротком промежутке времени (с точки зрения порядка следования номеров и даты регистрации).

Проверка регистрационного номера

Не проверять дублирующие регистрационные номера - отключает проверку. Это имеет смысл, если у вас нет проблем с ошибками сотрудника-регистратора (или это не имеет критического влияния). Таким образом, вы снимаете нагрузку на систему (серверу не нужно производить поиск) и процесс регистрации будет происходить быстрее).

Простая проверка дублирующих регистрационных номеров - поиск потенциального дубля только в текущей папке. Иначе – поиск происходит во всей базе (что может занимать больше времени). Эта опция является достаточно оптимальным вариантом с точки зрения проверки и скорости работы.

Разрешить регистрацию документов с одинаковым регистрационным номером - эта опция дает возможность оператору игнорировать предупреждения и регистрировать документ (даже если система считает, что этот номер уже был применен к другому документу).

Блокировать точку маршрута "На регистрацию" для неподписанного проектируемого документа

В делопроизводстве есть правило, согласно которому регистрировать документ можно только после его подписи руководителем. Эта опция запрещает ручную отправку "На регистрацию" (в том числе через шаблонный маршрут), если документ является проектом и еще не получил подписи.