СЕД для малого і середнього бізнесу

В даний час системи електронного документообігу (СЕД) завойовують все більший ринок комплексних IT-рішень Російської Федерації, України, Казахстану та інших країн колишнього СРСР. Особливою популярністю програми для документообігу користуються у великих корпоративних клієнтів - держустановах, банках, великих комерційних підприємств з розгалуженою мережею філій. Зацікавленість таких клієнтів в електронному документообігу легко вгадується: значні обсяги оброблюваної інформації, автоматизація бізнес-процесів і збільшення продуктивності праці, стратегічний аналіз та прийняття рішень, велика ціна помилок внаслідок втрати інформації або її несвоєчасної обробки, захист документів від несанкціонованого доступу і розподіл повноважень і т . д.

У той же час великим клієнтам доводиться йти на серйозні витрати при впровадженні СЕД. Вартість систем досить висока, впровадженню передує тривалий період вивчення підприємства та формалізації його бізнес-процесів. Далі - не менше тривалий період дослідної експлуатації і навчання співробітників і, нарешті, постійна технічна підтримка в процесі штатної експлуатації.

Внаслідок перерахованих вище факторів малий і середній бізнес, як правило, досить скептично налаштовані до ідеї впровадження у себе електронного документообігу. Від присутнього на ринку ПО невеликі компанії очікують безкоштовних демо-версій, які можна легко встановити і розгорнути на окремих машинах. Такі клієнти чекають простих налаштувань і можливості адміністрування фахівцями з невисокою кваліфікацією. Важливою обставиною є наявність докладної документації та навчальних роликів, що дозволяють швидко ознайомити з основною функціональністю системи і почати роботу без будь-якої підтримки з боку розробника ПЗ. Тільки після такого малозатратного, але ефективного вивчення переваг СЕД, невеликі компанії можуть погодитися на покупку ліцензій і повномасштабне впровадження у себе електронного документообігу.

Однією з систем, присутніх на ринку і які позиціонують як СЕД для малого і середнього бізнесу, є система електронного документообігу FossDoc розробки української компанії ФОСС-Он-Лайн (м.Харків). Наша компанія ФОСС-Он-Лайн давно і добре відома як розробник корпоративних систем передачі даних, перш за все в державних органах і великому банківському бізнесі України. Система FossDoc, "продовжуючи традицію" попередніх їй продуктів, також спочатку була орієнтована на роботу в великих організаціях. Повна функціональність системи включає в себе практично всі аспекти сучасного електронного діловодства і документообігу:

• Створення віртуальної структури підприємства, яка відповідає реальній, і підтримка "рольових" дій співробітників з можливістю заміни одного співробітника іншим в процесі роботи.
• Розподіл прав доступу до папок, що містить документи, до самих документів і полях в документі.
• Робота з вхідною/вихідною кореспонденцією, службовими записками, зверненнями громадян: реєстрація, облік, автоматизація процесу підготовки та накладення резолюції на документ. Здійснення контролю над виконанням документів.
• Підтримка декількох канцелярій, які розташовані в окремих підрозділах організації з реєстрацією документів в кожній з канцелярій.
• Потужний пошуковий сервіс з можливістю перегляду вкладених і пов'язаних документів.
• Гнучка настройка маршрутів документів із зазначенням порядку виконання документів.
• Інтеграція з популярним офісним програмним забезпеченням.
• Ведення історії і статистики зміни документа.
• Підтримка електронного цифрового підпису.
• Доступ до бази даних через Web-інтерфейс.
• І багато інших функцій.

У той же час, як показує практика, повна функціональність сучасних СЕД навряд чи буде затребувана клієнтами від малого і середнього бізнесу. Велика частина таких клієнтів взагалі готова розглядати СЕД всього лише як "просунуту" систему зберігання і обліку електронних документів. І тільки останнім часом намітилася тенденція сприйняття системи документообігу в якості важливого компонента управління бізнес-процесами підприємства. Адже на етапі впровадження СЕД наші замовники починають моделювати свою організаційну структуру і документопотоки в термінах об'єктної моделі FossDoc. Така формалізація бізнес-процесів змушує наших клієнтів по-новому поглянути на свої управлінські механізми і, по можливості, їх оптимізувати.

В результаті аналізу потреб в документообігу невеликих компаній ми прийшли до нинішньої політики ліцензування . Система представлена лінійкою продуктів. Кожен продукт складається з набору модулів , що відповідають за виконання певних функцій. Чим більше модулів в продукті - тим вище його вартість. Наприклад, продукт Start складається з мінімального набору модулів: базового і сховища документів. Даний продукт повністю "перекриває" всі потреби маленьких компаній (5-10 чол.), Які потребують сховище документів з розподілом прав доступу для співробітників і простої системи колективної роботи з документами. За допомогою даного продукту Ви можете вже створювати маршрути виконання документів, працювати з вхідною та вихідною кореспонденцією. Продукт інтегрований з поштовим клієнтом і іншим популярним офісним ПЗ. При цьому вартість серверної частини СЕД виявляється набагато нижче, ніж у присутніх на ринку аналогів.

Існує ще два продукти, які рекомендуються нами для малого і середнього бізнесу: Standard і Professional . Крім функцій, що містяться в Start, дані продукти мають можливість автоматизованої підготовки проектів документів. А продукт Professional дозволяє також працювати з резолюціями по документу і службовими записками, що відповідає рівню діловодства в організації з розгалуженою структурою (багато відділів різного рівня підпорядкування, кілька канцелярій).

Більш того, у замовника є можливість купівлі окремих модулів, що містяться в більш дорогих продуктах для великого, банківського бізнесу і державних структур (Corporative, Enterprise, Banking і Government). Наприклад, Ви можете додатково впровадити у себе електронний цифровий підпис або підтримати відділ контролю над виконанням документів.

Одним з наших основних пріоритетів при розробці СЕД для невеликих компаній було максимальне спрощення процесів установки, настройки ПО і швидке освоєння користувачами основних можливостей системи без безпосередньої участі розробника. З цією метою ми розмістили на сайті велику кількість навчальних роликів , які детально описують всі аспекти установки та підготовки системи до роботи і дозволяють Вам швидко почати працювати з програмою. Безкоштовна версія має функціональність найбільш дорогого продукту c максимумом можливостей Enterprise. Обмеженням безкоштовної версії є лише кількість одночасно підключених до системи користувачів (5 чол.). Таким чином, попрацювавши з безкоштовною версією, Ви зможете визначитися, який із продуктів найбільш підходить для вирішення Ваших завдань і чи потрібні Вам додаткові модулі, що розширюють його функціональність.

На закінчення хотілося б відзначити, що навіть якщо Ви і не плануєте найближчим часом придбання СЕД, спробуйте встановити і попрацювати з нашою безкоштовною версією FossDoc . Може виявитися, що її можливостей буде цілком достатньо для вирішення завдань документообігу на Вашому підприємстві.

Успішного Вам бізнесу!

А. Горовий, ФОСС-Он-Лайн, аналітик комп'ютерних систем