Відгук від міськвиконкому м.Ізюм

На даний момент в Україні проходять інтенсивні заходи з реформування діяльності публічних адміністрацій. Зокрема, Кабінет Міністрів України прийняв постанову № 614 від 11 травня 2006 року "Про затвердження Програми запровадження системи управління якістю в органах виконавчої влади ", яке зобов'язує впроваджувати систему управління якістю ISO 9001 в органах виконавчої влади.

Основною складовою впровадження системи ISO 9001 в органах виконавчої влади є використання системи електронного документообігу (СЕД), яка революційним змінює функціонування мерій і місцевих рад.

У 2003 році виконавчий комітет Ізюмської міської ради прийняв рішення про впровадження СЕД в установах місцевого самоврядування, на комунальних підприємствах і в зацікавлених підприємствах і організаціях інших форм власності з інтенсивним обміном інформацією. Після ретельного аналізу існуючих в той час пропозицій на ринку СЕД був зроблений вибір на користь системи FossDoc від компанії ФОСС-Он-Лайн, м Харків.

В результаті плідної співпраці з компанією ФОСС-Он-Лайн в період 2004-2009 р.р. в міському виконавчому комітеті була введена в дію СЕД FossDoc в запланованому обсязі. У межах чинного технічного супроводу проводилися і проводяться заходи щодо поліпшення роботи системи, вносяться зміни і доповнення, пов'язані зі змінами в українському законодавстві і виникаючими поточними потребами користувачів.

Впровадивши в підрозділах виконавчого комітету систему СЕД FossDoc, ми отримали такі можливості:

• стовідсоткову реєстрацію всієї вхідної та вихідної кореспонденції;
• повний контроль над рухом всіх документів при їх обробці;
• повний контроль виконання всіх доручень і прийнятих рішень;
• створення і використання численних довідників, таких як довідник жителів міста, довідник юридичних осіб, довідник назв вулиць і номерів будинків, квартир, довідник фахівців і керівників;
• введення в систему і збереження в базі даних документів різних форматів, таких як рукописні заяви, різноманітні довідки, фото і графічні зображення оригіналів;
• проведення аналітичних досліджень різних проблемних явищ на підставі накопиченої інформації та довідкового матеріалу.

Підсумовуючи результати першого етапу впровадження СЕД можна помітити, що завдяки системі FossDoc проведена оптимізація роботи як окремих підрозділів, так і виконавчого комітету в цілому: досягнуто стан повного контролю над обробкою інформації і виконанням рішень, зменшено витрати на папір і витратні матеріали, мінімізований людський фактор привнесення різноманітних помилок.

Станом на березень 2009 року ми вже проводимо створення загальної міської мережі між віддаленими установами і підприємствами на базі системи СЕД FossDoc, паралельно проводяться роботи по розгортанню геоінформаційної системи, створення та наповнення бази метаданих всіх об'єктів на території міста.

Решетько В.Н., начальник інформаційно-аналітичного відділу міського виконавчого комітету м.Ізюма Харківської області