Архівація документів

Якщо ваша база даних досягла значних розмірів, існує можливість вивантаження документів у вигляді файлів (на диск) або до іншого архівного серверу.

Архівний сервер з технічного боку є звичайним сервером FossDoc, який працює на окремій машині та використовує окрему базу. База даних не обов'язково повинна співпадати з вашим робочим сервером. Наприклад, у робочому ви можете використовувати MS SQL Server, а для архівного - MySQL.

Увага: вам потрібна окрема фізична машина для архівного серверу. Якщо розмістити архівний сервер, наприклад, на тому ж самому "залізі" що й робочий, навантаження на нього може негативно впливати на обидва сервери та зіпсує переваги архівації.

Необхідною умовою також є підтримка однакових версій сервера додатків FossDoc на робочому сервері та архівному. Також, усі типи документів, які ви плануєте вивантажувати до архівного серверу, повинні там існувати, та мати точно однаковий набір полів. Зазвичай, якщо ви працюєте з вбудованими типами, це не проблема. Якщо у вас є власні бібліотеки документів, завжди використовуйте механізм експорту та імпорту бібліотек, щоб тримати архівний сервер в актуальному стані.

Ліцензування

Ваша ліцензія повинна мати активованим опцію "Архівні сервера" (DocumentArchive).

Для архівного серверу ви можете використовувати ту саму ліцензію (файл License.xml) що й для вашого робочого.

Підготовка архівного сервера

Виконайте описані нижче пункти для підготовки нового архівного сервера.

Створіть нові папки для кожного типу документа, який потрібно зберігати на архівному сервері. Наприклад, якщо ми плануємо зберігати вхідні листи, то й папка нам потрібна за типом як "Вхідні". Не має суттєвого значення, де саме їх створити, але простіше буде їх скопіювати з шаблону підрозділу.

Відкрийте гілку "Службові довідники\Шаблони підрозділів\Головний пiдроздiл\Обов'язкові папки", та скопіюйте до буферу папку "Вхідні":

Копія папки Вхідні для створення архіву документів

Після цього оберіть будь-яке місце зберігання нової папки. Наприклад, це може бути гілка "Бібліотеки документів". Вставляємо копію папки, та обовязково видаляємо її подпапки (віртуальні папки не будуть працювати бо налаштоваі на шаблонну папку). В результаті у вас буде нова папка для зберігання Вхідних листів:

Копія папки Вхідні у бібліотеках документів

Права доступу до такої папки буде автоматично успадковано від гілки "Бібліотеки документів", таким чином група "Всі" матиме тільки читання, а "Адміністратори" - повний доступ. Це захистить документи від модифікації користувачами, які будуть їх переглядати.

Проста схема архівації документів з папки

На робочому сервері створіть окрему папку, куди заздалегідь переміщуйте документи. Наприклад, можна створити папку "Вхідні 2019" для документів типу "Вхідний лист", які було створено у 2019 році.

Ви також можете використати номенклатуру справ для створення дерева папок, які пізніше можна буде вивантажити на архівний сервер.

Припустимо, що у нас є така папка "Вхідні 2019", та дерево папок має такий вигляд (на робочому сервері):

Папка Вхідних листів у підрозділі

Увага:виконувати архівацію може лише Адміністратор

Запустіть майстер через головне меню "Сервіс\Майстер експорту документів".

Майстер має кілька варіантів роботи:

Режими роботи майстер архівації документів

Експорт до XML файлів (та опціональна передача до іншого серверу)

Оберіть папку з документами (у нашому випадку - обирати не потрібно, майстер запропонує папку "Вхідні 2019"), ви можете для зручності обрати першим підрозділ, а потім вже папку.

На малюнку нижче буде виконано експорт до папки "E:\Archive". В такому режимі ви отримаєте XML-файли, які пізніше при необхідності можна завантажити на архівному сервері.

Налаштування експорту документів

Опція "Експортувати папку" дозволяє додати до файлів особливий XML-файл, який містить саму папку. У разі відновлення на архівному сервері в цьому випадку буде створено подпапку.

Пряме вивантаження до архівного серверу

Оберіть опцію "Експорт документів до іншого серверу" якщо хочете напряму вивантажити документи. Вам буде треба відразду підключитися до архівного сервера, та вказати папку, до якої потрібно вивантажувати документи.

Увага:не використовуйте цей режим якщо ваш архівний сервер територіально віддалений (підключення через інтернет) - процес може зайняти тривалий час. В цьому випадку простіше вивантажити документи як XML-файли, перенести їх до машини сервера, та вже там запустити майстер імпорту.

Імпорт документів з XML файлів

Якщо у вас вже є набір XML-файлів, які було сформовано майстром експорту, ви можете відновити документи на архівному сервері. Ця опіця корисна коли архівний сервер знаходиться на віддаленому хості (та передача даних через інтернет не є оптимальною). Також ви можете зберігати багато документів у вигляді XML-файлів на інших носіях або хмарному сховищі.

Робота режиму імпорта з файлів

Оберіть папку призначення (найпростіше - знайдіть її до відкриття майстра, тоді її буде обрано автоматично), та оберіть папку на диску з XML-файлами.

Увага:якщо при імпорті з XML система знайде такий документ (за його ідентифікатором), то імпорт виконуватися не буде. Таким чином, неможливо оновлювати документи в архівному сервері.

Підключення до архівного серверу

Архівний сервер дозволяє підключатися до себе будь-якою кількістю активних користувачів, залежно від його ліцензії. Рекомендовано не надавати користувачам ніяких прав доступу та обмежити їх членство у групах, щоб запобігти модифікації документів. У клієнтскій частині є можливіть тримати підключення до двох серверів - до робочого та архівного. Щоб підключитися до архівного серверу, перейдіть у меню "Сервіс\Налаштування\Архівні сервера" у клієнті FossDoc:

Підключення до архівного серверу з клієнта FossDoc

Параметри підключення будуть зберігатися у налаштуваннях, а робота є подібною до роботи при делегуванні повноважень.

Експорт до XML файлів (офіційний стандарт України)

Цей режим частково реалізує формат XML, описаний у документі Вимоги до структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів.

Вивантажені таким чином документи неможливо відновити на архівному сервері FossDoc, цей режим призначений для передачі документів до інших архівних установ.

Необхідною умовою для вивантаження є наявність цифрового підпису для кождого файлу у документі.

Порядок експорту

Оберіть папку з документами. Якщо ви до відкриття майстра знаходилися у потрібній папці, її буде обрано автоматично, та можливо натиснути "Далі" (підрозділ вказувати не обов'язково):

Обираємо папку з документами для архівації

Оберіть папку-призначення на диску:

Папка призначення на диску для архівації документів

Після цього почнеться вивантаження документів на диск, у вигляді файлів (XML).