Тонке налаштування маршрутизації в СЕД FossDoc

Система електронного документообігу FossDoc дозволяє гнучко налаштовувати маршрути документів за допомогою візуального редактора маршрутів. Також у системі є можливість додаткового, тонкого, налаштування маршрутизації по замовчанню, що суттєво спрощує налагодження шаблонів маршрутів та маршрутів для поточних документів.

Ці параметри за замовчанням зібрані на окремій закладці в програмі адміністрування. Іконки параметрів співпадають з іконками в конструкторі маршрутів, винятки додатково описані. Виберіть "Керування системою "Маршрутизація документів" бібліотеки "Маршрутизація документів":

Далі будуть розглянуті всі пропоновані на цій закладці налаштування:

• Видимість маршрутів.
• Зупинення маршрутів.
• Сповіщення маршрутизації.
• Ручне закриття.
• Право видалення маршрутів.
• Формування тексту доручень.
• Повыдомлення за дорученням.
• Виділення кольором доручень.
• Відображення виконуючих обов'язки.

Видимість маршрутів

Видимістю маршрутів при створенні/налаштуванні маршруту в конструкторі маршрутів можна керувати за допомогою кнопки з іконкою / на закладці "Маршрути" в документі:

- доручення видно тільки його безпосередньому виконавцю, для інших виконавців цього виконавця не видно. Для сторонніх користувачів маршрут не відображається взагалі.

- маршрут та всі виконавці відкриті для всіх, хто має доступ до цього документа.

За допомогою запропонованого налаштування можна вказати, чи буде видно всі маршрути в документі для всіх виконавців зазвичай чи ні. Тобто тут ми керуємо кнопкою видимості на закладці маршрутів (Увімкнуте/Вимкнено зазвичай).

Встановіть галочку "За замовчуванням маршрути можуть бачити всі", щоб кнопка видимості маршрутів була зазвичай увімкнена.

Припинення маршрутів

Зазвичай, якщо в послідовному маршруті одна з точок узгодження завершується з негативним результатом ("не згоден/не згодна"), весь маршрут зупиняється (наступні точки скасовуються). Однак, за допомогою налаштування нижче цю поведінку можна змінити. Для цього просто встановіть галочку:

При застосуванні такого налаштування маршрут буде продовжено після негативного результату погодження.

Сповіщення маршрутизації

Повідомленнями про надходження доручень за маршрутом можна керувати за допомогою кнопки на закладці "Маршрути" документа. Однак, за допомогою налаштування нижче можна встановити, як буде ця функція налаштована за замовчуванням:

Встановіть галочку "Увімкнути повідомлення...", якщо бажаєте, щоб усі сповіщення про маршрутизацію були включені.

Встановіть галочку "Відключити функціонал повідомлень...", якщо бажаєте, щоб користувачі самостійно не могли б налаштовувати сповіщення маршрутизації.

Ручне закриття

Якщо у вашому маршруті є доручення на виконання з ручним закриттям, то зазвичай, якщо таке доручення не буде завершено вручну його автором, воно ніколи не закриється. Для того, щоб такі доручення автоматично закривалися через деякий час після звіту виконавця, потрібно встановити галочку "Кількість днів, після яких...":

І нижче вкажіть власне кількість днів, протягом яких після звіту виконавця доручення автоматично буде закрито.

Ця опція буде діяти для всіх типів документів. Якщо ви бажаєте, щоб ця функція діяла лише для вибраних типів документів, тоді встановіть наступну галочку: "Тільки для документів з функцією...". І відповідно, у вибраних типів документів встановіть функцію "Автоматично завершувати доручення типу закриття вручну".

Право видалення маршрутів

Зазвичай видаляти маршрут у документі може лише його автор. За допомогою налаштування нижче можна скасувати це правило. Встановіть галочку "Включити дію групи доступу...":

Далі відредагуйте групу користувачів "Право видаляти маршрути в документах", - введіть до неї тих користувачів, яким дозволено буде видаляти маршрути у всіх документах.

Формування тексту доручень

За замовчуванням до тексту доручень виводиться значення з поля документа "Зміст". Ви можете змінити цю поведінку так, щоб не відбувалося автозаповнення тексту доручень. Для цього встановіть галочку "Не підставляти зміст...":

Зазвичай текст доручень буде порожнім.

Повідомлення про доручення

У вас є можливість налаштувати, чи надходитиме виконавцям повідомлення про наближення терміну за дорученнями і за скільки днів. Для цього встановіть галочку "Повідомляти про наближення терміну доручення":

Нижче вкажіть кількість днів до закінчення терміну виконання доручень, за яке надходитимуть повідомлення.

Також можна налаштувати надходження повідомлень у тому, що доручення прострочено, тобто. поточна дата більша за заплановану дату його виконання. Для цього встановіть галочку "Повідомляти про прострочені доручення."

Виділення кольором доручень

Ще однією можливістю для сповіщення про статус доручень є виділення їх кольором. Тобто. доручення у статусах "термін наближається", "на сьогодні" та "прострочено" виділятимуться відповідним кольором. Для цього встановіть галочку "Виділення кольором доручень...":

Таким чином, у вашому маршруті доручення виділятимуться різними кольорами в залежності від поточного статусу їх виконання.

Відображення виконуючих обов'язки

Якщо у вас є співробітники, які виконують обов'язки інших, за промовчанням у маршрутах вказується дані того, чиї обов'язки вони виконують. Для того, щоб побачити ПІБ виконувача обов'язків на закладці "Маршрути" поряд з даними виконавця, необхідно виконати налаштування:

За допомогою кнопки "Оберіть види доручень" відкрийте діалог:

Зазначте галочками типи доручень, для яких будуть виводитися дані щодо виконувачів обов'язків на закладці "Маршрути" картки документа.