Выбор системы электронного документооборота

Введение

Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих у Вас бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота Вы меняете стиль управления бизнесом. Переходить или не переходить на электронный документооборот? Если да – то какую систему электронного документооборота (СЭД) выбрать? Как быстро окупится система? Каких усилий и средств потребует техническая поддержка системы во время ее штатной эксплуатации? На все эти и другие вопросы так или иначе придется ответить, прежде чем будет принято решение о приобретении и установке СЭД на Вашем предприятии.

В данной статье кратко рассмотрено:

• Когда нужен электронный документооборот.
• Функции современных СЭД российских и украинских поставщиков.
• Критерии выбора СЭД.

Когда необходим электронный документооборот?

Собственно говоря, электронный документооборот ни в коем разе не должен внедряться как дань моде на "прогрессивные технологии". Если Ваш бизнес успешно работает и без электронного или даже вообще без бумажного документооборота, очень маловероятно, что установка СЭД сделает его более эффективным. Речь в данном случае, скорее всего, может идти лишь об удобстве работы с документами. Так, например, мы все давно уже привыкли к электронной почте и к "общепринятому" пользовательскому интерфейсу почтового клиента, в котором Ваши письма разложены по папкам. Аналогичным образом СЭД поместит Ваши документы в некоторые папки и примет на себя все проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов. Оптимальным решением здесь может быть такой интерфейс рабочего места пользователя системы, в который интегрированы функции привычного почтового клиента, например, такого как Microsoft Outlook. Т.е. Вы получите возможность единым образом работать как с электронными письмами, так и прочими электронными документами.

Однако если на Вашем предприятии существуют нижеперечисленные проблемы, простым хранилищем документов не обойтись, и Вам стоит всерьез задуматься над автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами:

• Существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ.
• Совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.
• Оперативность принятия и выполнения решений низкая и постоянно снижается.
• Нахождение виновных в нарушении исполнительской дисциплины становится проблематичным.
• Количество форм для отчетности растет.
• Существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны.

Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к еще большему усугублению проблем.

Функции современных СЭД

Системы автоматизации документооборота, предлагаемые в настоящее время на рынках России и Украины, в основном, отечественных производителей либо интеграторов зарубежного программного обеспечения, в частности, на платформе Lotus Notes/Domino от компании IBM. Среди известных СЭД российских поставщиков можно назвать: Дело, БОСС-Референт, CompanyMedia, DIRECTUM, DOCUMENTUM, DocsVision, ЕВФРАТ-Документооборот, Optima-Workflow, LanDocs, МОТИВ, Lotsia PDM Plus. Из украинских разработчиков можно отметить Атлас ДОК, Megapolis.Документооборот, ДОК ПРОФ, АСКОД и FossDoc.

Функции, предлагаемые СЭД своим пользователям, весьма разнообразны. В первом приближении их можно разделить на такие категории:

• хранение и поиск документов;
• поддержка канцелярии;
• маршрутизация и контроль исполнения документов;
• аналитические отчеты;
• информационная безопасность;
• дополнительные (специфические) функции.

Рассмотрим кратко наиболее востребованные функции из перечисленных категорий:

Хранение и поиск документов

Централизованное хранение документов – едва ли не единственная цель перехода на электронный документооборот для маленьких компаний. В связи с этим стоит обратить внимание на поставщика хранилища данных, используемого в той или иной СЭД. Могут использоваться:

• хранилища Lotus Notes/Domino (например, БОСС-Референт, CompanyMedia);
• собственные форматы хранения данных (ЕВФРАТ-Документооборот);
• Microsoft SQL Server в различных редакциях (Дело, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs и др.);
• Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ и др.);
• одновременная поддержка MS SQL и Oracle (Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, FossDoc и др.);
• другие СУБД.

Среди функций для поиска документов различают:

• поиск по атрибутам (полям) документов;
• поиск по вложенным в документы файлам (полнотекстовый поиск);
• сложный поиск (с использованием логических операций).

Поддержка канцелярии и делопроизводства

Поддержка работы канцелярии – важный компонент СЭД, ориентированных на работу, как в государственных органах, так и в коммерческих организациях. К основным "канцелярским" функциям можно отнести следующее:

• представление документа в виде электронной карточки – аналога регистрационной карточки документа;
• поддержка ввода документов в систему со сканера;
• ведение номенклатуры дел;
• регистрация документов, в том числе пришедших по электронной почте;
• полный цикл работы с входящими/исходящими документами;
• поддержка служебных записок;
• работа с обращениями граждан;
• работа с заявками;
• ведение журналов регистрации и учета бумажных оригиналов документов;
• поддержка иерархических справочников.

Маршрутизация и контроль исполнения документов

Функции данной категории востребованы как в крупных, так и мелких организациях и позволяют управлять документопотоками на Вашем предприятии и контролировать исполнение работ по документам. К основным функциям данной категории относятся:

• проектирование маршрутов документов с возможностью последовательно-параллельного их исполнения;
• поддержка различных действий над документами во время маршрута: визирование, согласование, наложение резолюции, подпись и т.п.;
• отправка документов как по типовым, ранее спроектированным, так и по свободным, определяемым пользователем в процессе выполнения задачи, маршрутам;
• уведомление сотрудников о поступлении к ним на исполнение новых документов;
• уведомление о завершении этапов маршрутов;
• поддержка версионности документов (проектов документов);
• автоматический контроль сроков исполнения документов.

Аналитические отчеты

Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты, такие как:

• отчет о текущей занятности сотрудников;
• отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный);
• отчет о просроченных поручениях.

Информационная безопасность

Функции данной категории обеспечат информационную безопасность предприятия следующими средствами:

• аутентификация пользователей системы;
• распределение прав доступа для сотрудников-пользователей СЭД;
• поддержка электронной цифровой подписи документов;
• шифрование писем и документов;
• ведение истории и статистики работы с документами;
• аудит работы пользователей в системе.

Дополнительные (специфические) функции

Некоторые разработчики СЭД предлагают ряд специфических функций, присущих только данной конкретной системе. Например, Lotsia PDM Plus интегрирована с САПР-системами и поддерживает работу с конструкторской документацией. Система FossDoc может быть интегрирована с корпоративной почтовой системой FossMail того же разработчика. Интересны также решения, предлагающие интеграцию с популярной ERP-системой 1С:Предприятие. Многие СЭД предоставляют собственные API-интерфейсы для разработки новой функциональности "под заказчика".

Критерии выбора системы документооборота

По нашому мнению при выборе СЭД потребителям приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям:

• обеспечение требуемой функциональности с возможностью дальнейшей расширяемости системы;
• минимальная совокупная стоимость владения и быстрая окупаемость системы;
• достаточный уровень технической поддержки;
• зарекомендовавший себя производитель с реальными внедрениями;
• учет отечественной законодательной базы;
• субъективные предпочтения заказчика.

Рассмотрим подробнее некоторые из перечисленных выше критериев.

Обеспечение функциональности

В интернете можно найти достаточно много обзоров, посвященных сравнению различных СЭД. Так как большинство из этих обзоров составлено по заказу тех или иных разработчиков, не стоит слишком серьезно относиться к выводам о том, что та или иная система по своему функционалу превосходит все остальные. В настоящее время все еще формируется общепринятая терминология для обозначения функциональности СЭД. Кроме того, реализация одних и тех же функций, заявленных различными производителями, может сильно отличаться.

Полная функциональность современных СЭД может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы. Вы выбираете модули, которые предназначены для решения только Ваших задач. Например, системы на базе Lotus Notes/Domino в силу особенностей архитектуры платформы Lotus обеспечивают модульность "по умолчанию". Но и среди отечественных разработок есть СЭД, реализующие свои функции и лицензируемые по модульному принципу. Так, например, система FossDoc представлена линейкой продуктов, являющихся набором модулей для решения определенных задач документооборота и управления бизнес-процессами. Аналогичным образом лицензируются системы DIRECTUM, LanDocs и др.

Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации.

Совокупная стоимость владения

Как правило, в полную совокупную стоимость владения системой входят:

• стоимость серверной части, реализующей бизнес-логику системы;
• стоимость клиентских рабочих мест;
• стоимость хранилища данных;
• стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации;
• стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой документооборота.
• стоимость реализации дополнительных функций ("под заказчика").

Стоимость хранилища данных является весомым фактором общего удорожания системы. Так по этой причине решения на платформе Lotus отличаются сравнительно высокой стоимостью. Достаточно дорого будут стоить СЭД, хранящие данные на Oracle, системе, используемой, как правило, в крупных организациях с высокими требованиями к надежности и безопасности. Если Вы представитель малого или среднего бизнеса, оптимальным решением для Вас могут быть СЭД с поддержкой Microsoft SQL Server. Среди линейки MS SQL Server есть условно бесплатные сервисы, поддерживаемые некоторыми СЭД (Дело, FossDoc и др.).

Техподдержка

Качественная техническая поддержка предполагает, что поставщик СЭД предоставляет все возможные средства для всестороннего изучения работы системы и оказания услуг по консультированию пользователей и оперативному устранению замеченных ошибок. Компонентами эффективной техподдержки являются:

• бесплатная (или условно бесплатная) демо-версия системы;
• демонстрационные и/или обучающие ролики по работе пользователей с системой;
• подробная документация на продукт с локализацией на родной язык пользователей;
• форум технической поддержки.
• Прочие он-лайн сервисы и традиционная телефонная поддержка пользователей.

Учет отечественного законодательства

При выборе СЭД для государственных структур актуальной проблемой является соответствие системы законодательной и нормативной базе. Например, провайдеры электронной цифровой подписи, используемые в СЭД, должны быть сертифицированы соответствующими госорганами.

Для украинских госструктур важным моментом является полная украиноязычная локализация, как пользовательских интерфейсов, так и документации, включая возможность технической поддержки на государственном языке.

Субъективные предпочтения заказчика

Часто на практике решающими факторами в пользу выбора той или иной системы документооборота оказываются трудноформализумемые, субъективные предпочтения клиента. Тем не менее, можно указать следующие распространенные предпочтения заказчиков при выборе СЭД:

• использование в бизнес-логике СЭД терминологии совпадающей с терминологией существующего на предприятии бумажного делопроизводства и документооборота;
• похожесть пользовательского интерфейса СЭД на привычное, используемое заказчиком программное обеспечение (например, на почтовый клиент);
• возможность интеграции СЭД с программным обеспечением сторонних производителей, которое обеспечивает критически важные функции работы предприятия.

Выводы

В настоящее время на рынке программного обеспечения России, Украины и других постсоветских стран широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений. Для выбора СЭД для внедрения на Вашем предприятии, рекомендуем предпринять ряд следующих шагов:

• Сделайте сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующим Вашим требованиям.
• Оцените совокупную стоимость владения выбранных Вами систем, обратите внимание на стоимость ПО сторонних разработчиков, необходимого для работы СЭД.
• Изучите схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выберите наиболее оптимальные для себя варианты.
• Ознакомьтесь с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оцените самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям.
• Если есть возможность – установите демо-версию системы, изучите демонстрационные материалы (презентации), предлагаемые поставщиками СЭД.
• Выделите функциональные возможности анализируемых Вами систем, которые являются критически важными с точки зрения законодательства, совместимости с установленным ПО, удобства работы сотрудников и т.п.

Окончательное решение в пользу выбора той или иной системы документооборота может быть получено, например, путем средневзвешенного анализа оценок, которые Вы выставили избранным СЭД за соответствие перечисленным критериям.

А. Горовой, ФОСС-Он-Лайн, аналитик компьютерных систем