Работа с отчетами

Система предоставляет возможность построения отчетов по работе с документами, которые в ней хранятся.

Группировка документов

Этот простой отчет, доступный из корневой папки пользователя, его личной папки (для почтовых сообщений), папок для документов подразделения и организации, а также из любой папки, созданной самим пользователем.

Выберите, например, свою корневую папку:

Перейдите на закладку "Виды группирования" и нажмите кнопку Создать группировку на панели инструментов. Появится форма для настроек группирования:

Введите в верхнее поле название группировки (Например, "Входящие за месяц"), в поле ниже выберите папку, из которой будут выбираться документы (в нашем примере – папка "Входящие"), также можно указать отдельные условия отбора по полям документов. В нашем примере выберем поле "Дата документа" и установим ему значение "за этот месяц". Условие добавляется с помощью кнопки Добавить в список. Форма настроек позволяет создавать и более сложные условия, объединяя их логическими операторами "И"/"ИЛИ".

После сохранения изменений вы увидите результат – окно с отчетом:

Вы можете выбрать и несколько полей для группировки, например, кроме "Корреспондента", выберем поле "Как решено". Создадим еще одну группировку:

У вас есть возможность выгрузки отчета в таблицу Excel: на выбранном отчете просто нажмите на "скрепку". В результате Система предложит сохранить данный отчет в формате .csv, отображаемом в Excel.

Отчеты по делопроизводству

Готовить данные отчеты могут сотрудники, которые выполняют роль "Сотрудник канцелярии".

Для создания отчета перейдите в папку "Отчеты":

Далее будут рассмотрены такие отчеты:

• Информация о контрольных поручениях
• Исполнение контрольных документов
• Входящая корреспонденция
• Официальная исходящая корреспонденция
• Отчет по количеству документов, полученных исполнителями
• Отчет по количеству полученных документов исполнителями. Напоминания
• Отчет по количеству полученных поручений исполнителями (детально)
• Отчет - Исполнительная дисциплина
• Обращения граждан
• Поступившие обращения граждан
• Обращение граждан (справка по работе с обращениями)
• Обращение граждан (расширенный отчет)

Информация о контрольных поручениях

Этот отчет позволяет получить информацию по поручениям, которые находятся на контроле. Сначало необходимо выбрать подразделения, у которых есть папки контроля документов. Необязательным для построения отчета есть выбор типов документов и выбор пользователей. Если типы документов не выбраны, то отчет будет строиться по всем типам документов. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Заполните термин исполнения документов и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Исполнение контрольных документов

Этот отчет позволяет получить информацию по всем поручениям, которые находятся на контроле и требуют исполнения. Необязательным для построения отчета есть выбор типов документов и выбор пользователей. Если типы документов не выбраны, то отчет будет строиться по всем типам документов. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Заполните термин исполнения документов и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Входящая корреспонденция

Этот отчет позволяет получить информацию по входящим поручениям. Сначало необходимо выбрать папку входящих документов. Указать необходимые виды поручений, или же выбрать все из списка. Необязательным для построения отчета есть выбор пользователей. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Заполните термин исполнения документов, выберите критерий поиска: это могут быть поручения, у которых приближается срок исполнения или уже просроченные. Нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Официальная исходящая корреспонденция

Этот отчет позволяет получить информацию по исходящим поручениям пользователя, который строит этот отчет. Сначало необходимо выбрать папку исходящих документов. Заполните термин исполнения документов и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Отчет по количеству документов, полученных исполнителями

Этот отчет позволяет получить информацию по количеству входящих документов разных типов. Сначало необходимо выбрать интересующие вас типы документов. Необязательным для построения отчета есть выбор пользователей. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Если отчет строиться от сотрудника, то документы будут отбираться с учетом подразделения сотрудника, в котором эти документы были зарегистрированы. Заполните термин исполнения документов и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Отчет по количеству полученных документов исполнителями. Напоминания

Этот отчет позволяет получить информацию по количеству входящих документов разных типов. Сначало необходимо выбрать интересующие вас типы документов. Необязательным для построения отчета есть выбор пользователей. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Если отчет строиться от сотрудника, то документы будут отбираться с учетом подразделения сотрудника, в котором эти документы были зарегистрированы. Заполните термин исполнения документов, выберите один из типов отчета из списка: просроченные или термин приближается. Нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Отчет по количеству полученных поручений исполнителями (детально)

Этот отчет позволяет получить детальную информацию по количеству входящих документов разных типов, которые выполнены, на выполнении и просроченные. Сначало необходимо выбрать интересующие вас типы документов. Необязательным для построения отчета есть выбор пользователей. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Если отчет строиться от сотрудника, то документы будут отбираться с учетом подразделения сотрудника, в котором эти документы были зарегистрированы. Заполните термин исполнения документов и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Отчет - Исполнительная дисциплина

Этот отчет позволяет получить информацию по исполнению поручений пользователями. Можно включить режим - только просроченные поручения. Необязательным для построения отчета есть выбор типов документов и выбор пользователей. Если типы документов не выбраны, то отчет будет строиться по всем типам документов. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Заполните термин исполнения документов и нажмите Построить отчет. Отчет формируется в файле формата xls.

Обращения граждан

Этот отчет позволяет получить информацию по обращениям граждан. Сначало необходимо выбрать папку с обращенниями граждан. Указать необходимые виды поручений, или же выбрать все из списка. Необязательным для построения отчета есть выбор пользователей. Если пользователи не выбраны, то отчет будет строиться по всем пользователям сервера. Заполните термин исполнения документов, выберите критерий поиска: это могут быть поручения, у которых приближается срок исполнения или уже просроченные. Нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Поступившие обращения граждан

Этот отчет позволяет получить информацию по количестиву обращений граждан, которые поступили. Заполните года для сравнения и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить нажава на кнопку Сохранить отчет:

Обращение граждан (справка по работе с обращениями)

Этот отчет формирует справку по работе с обращениями граждан. Заполните отчетный период и нажмите Построить отчет. Отчет формируется в файле формата xls на двух листах:

Обращение граждан (расширенный отчет)

Этот отчет позволяет получить более детальную информацию по обращениям граждан. Заполните отчетный период и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать: