Работа с отчетами

Система предоставляет возможность построения отчетов по работе с документами, которые в ней хранятся.

Группировка документов

Этот простой отчет, доступный из корневой папки пользователя, его личной папки (для почтовых сообщений), папок для документов подразделения и организации, а также из любой папки, созданной самим пользователем.

Выберите, например, свою корневую папку:

Виды группирования Закладка "Виды группирования" в корневой папке пользователя

Перейдите на закладку "Виды группирования" и нажмите кнопку Создать группировку на панели инструментов. Появится форма для настроек группирования:

Форма настроек группирования Форма настроек группирования

Введите в верхнее поле название группировки (Например, "Входящие за месяц"), в поле ниже выберите папку, из которой будут выбираться документы (в нашем примере – папка "Входящие"), также можно указать отдельные условия отбора по полям документов. В нашем примере выберем поле "Дата документа" и установим ему значение "за этот месяц". Условие добавляется с помощью кнопки Добавить в список. Форма настроек позволяет создавать и более сложные условия, объединяя их логическими операторами "И"/"ИЛИ".

После сохранения изменений вы увидите результат – окно с отчетом:

отчет - входящие за месяц Отчет – "Входящие за месяц", группировка по полю "Корреспондент"

Вы можете выбрать и несколько полей для группировки, например, кроме "Корреспондента", выберем поле "Как решено". Создадим еще одну группировку:

отчет - входящие за месяц - группировка по двум полям Отчет – "Входящие за месяц", группировка по полям "Корреспондент" и "Как решено"

У вас есть возможность выгрузки отчета в таблицу Excel: на выбранном отчете просто нажмите на "скрепку". В результате Система предложит сохранить данный отчет в формате .csv, отображаемом в Excel.

Отчеты по делопроизводству

Готовить данные отчеты могут сотрудники, которые выполняют роль "Сотрудник канцелярии".

Для создания отчета перейдите в папку "Отчеты":

Отчеты по документообороту и делопроизводству Подготовка отчетов

Выберите нужный отчет, откройте его, заполните необходимые параметры и нажмите Построить отчет. Далее вы его можете сохранить или распечатать:

Пример отчета в документообороте Пример формы отчета