Журнал передачи документов

Данная закладка карточки документа предназначена для фиксирования действий, связанных с передачей бумажных оригиналов или копий документов пользователям Системы или действий, связанных со списанием бумажных и электронных документов в дела. Операции с передачей или списанием документа в дело могут осуществлять только пользователи, входящие в группу "Оператор журнала передачи документов".

Запись о передаче документа сотруднику

Для того чтобы добавить в журнал запись о передаче документа, карточка которого открыта в данный момент, выполните следующие действия:

Перейдите на закладку "Журнал передачи". Нажмите кнопку (Добавить). В результате появится диалог:

Выберите сотрудника, которому передан документ. Нажмите Далее >. Появится следующий диалог:

В поле "Принял" будет фамилия и инициалы сотрудника, который выбран в предыдущем диалоге. Вы можете поменять его на другого сотрудника или оставить неизменным. В поле "Дата передачи" выберите дату, когда был передан документ. В поле "Тип документа" укажите, что было передано — оригинал или копию документа. Если сотрудник вернул документ, в соответствующем поле укажите дату возвращения. Нажмите Далее >. В журнале будет создана новая запись о передаче документа:

Запись о списании документа в дело

Для того чтобы добавить в журнал запись о списании документа (карточка которого открыта в данный момент) в дело, выполните следующие действия:

Перейдите на закладку "Журнал передачи". Нажмите кнопку (Списать в дело). В результате должен появиться диалог:

Выберите необходимое подразделение номенклатуры и год номенклатуры дел. Если номенклатура дел не создана, ее нужно создать, нажав (Создать номенклатуру дел), появится диалог:

Если номенклатура дел уже существует, необходимо выбрать номенклатуру дел, в которую списывается документ, нажав Выбрать. Далее появится диалог создания записи о списании в дело:

Диалог создания записи о списании в дело

Если Вы нажмете Переместить в номенклатуру, документ переместится из папки, в которой он находился, в папку номенклатуры. Иначе в папке номенклатуры будет только ссылка на этот документ. В журнале будет создана новая запись о списании документа в дело: