Тенденции развития современных СЭД

Первые системы электронного документооборота (СЭД) чаще всего были повторением журналов регистрации документов, позволяли хранить электронные копии документов, подсчитывать количество документов в различных отчетах и выполнять поиск документов. При этом сами документы сохранялись в бумажном виде, и работа с ними производилась в том же режиме, что и сто лет назад. Но и сегодня многие организации пользуются подобными системами электронного документооборота.

На следующем этапе появились системы, позволяющие пользователям передавать электронные документы между собой. Большинство существующих на рынке систем поддерживают данную возможность, но препятствием для их внедрения оказался человеческий фактор. Многие, особенно менеджеры высшего звена, привыкли видеть перед собой бумажный документ, а не электронный, и с недоверием относятся к электронной цифровой подписи, которая рекомендуется для использования в подобных системах. Тем не менее, данные СЭД внедряются все шире и являются основой современного рынка систем электронного документооборота.

Учитывая собственный опыт внедрения системы электронного документооборота FossDoc, и основываясь на перечне вопросов и пожеланий от наших заказчиков, мы можем судить о том, какие системы будут востребованы в ближайшие годы.

Как правило, при выборе СЭД заказчик ориентируется на поддерживаемые системой функции, но в процессе ее эксплуатации появляется необходимость изменить существующие или добавить новые типы документов, удалить поля из документа или добавить дополнительные, изменить поведение документа в зависимости от значения его полей. И если заказчик самостоятельно не может это сделать, то приходится привлекать к решению этих задач разработчика СЭД, что приводит к значительному удорожанию стоимости владения системой и требует много времени для внесения таких изменений. Следовательно, решением этой задачи является максимальная гибкость и простота настройки системы, которые должны позволять заказчику вносить все изменения самостоятельно.

Еще одна проблема – это большое количество территориально распределенных рабочих мест, что требует автоматической инсталляции и обновления программного обеспечения клиентов или использование Web-клиентов. При этом следует учитывать то, что работа с Web-клиентом менее удобна, нежели работа с приложением. Например, если нужно внести изменения в файл, прикрепленный к документу, то его придется скачать, внести изменения и загрузить обратно. Кроме этого, например, при использовании цифровой подписи все равно понадобится приложение на клиентской стороне, выполняющее эту операцию.

Мобильность пользователей и использование ими различных мобильных устройств выдвигает еще одно требование – это работа СЭД со всеми этими устройствами. Решение этой задачи может быть осуществлено двумя путями – использование Web-приложений или использование приложений для каждого типа устройств. Каждый из этих путей имеет свои преимущества и недостатки. Web-приложение универсально, но его использование менее удобно, нежели приложение для мобильного устройства. Написание же приложений для каждого типа устройств требует дополнительных затрат от разработчика, что увеличивает стоимость системы для заказчика.

Следует выделить еще одну проблему, которая достаточно актуальна. Это отсутствие квалифицированного персонала и технических средств для эксплуатации подобных систем, что с одной стороны порождает требование расположения услуги, а следовательно, и документов в Интернете, но с другой стороны управляющий персонал компаний относится к хранению документов "не у себя" с опаской. Хотя часто надежность хранения документов в Интернете и их защищенность может оказаться выше, нежели при хранении документов на собственном сервере. Использование СЭД в подобном режиме накладывает определенные ограничения на ее архитектуру, а следовательно, и на удобство работы с нею.

Резюмировав вышеизложенное, можно коротко выделить основные требования к современным СЭД и тенденции их развития:

• возможность заказчика самостоятельно изменять и развивать функции системы;
• легкость в установке и обновлении клиентских приложений;
• наличие Web-доступа к документам для работы с ними;
• наличие приложений для мобильных устройств и удобство работы с ними;
• возможность размещения СЭД в Интернете и предоставления доступа в качестве сервиса.

Все эти требования мы попытались учесть при разработке системы электронного документооборота FossDoc. Требования к гибкости и расширяемости системы поддерживает платформа FossLook, на базе которой построена СЭД FossDoc.

Использование FossLook, в качестве платформы, позволяет управлять типами документов и их поведением, а также предоставляет возможность легкой инсталляции и обновления клиентских мест.

Кроме этого, в настоящий момент ведется активная разработка Web-клиента системы, что одновременно позволит предоставлять доступ с мобильных устройств и развивать сервисные услуги при размещении системы в Интернет.

C. Ткаченко, ФОСС-Он-Лайн, генеральный директор