Можно ли сэкономить на приобретении СУБД для СЭД FossDoc?

FossDoc может работать с бесплатной версией SQL Server – Microsoft SQL Server Express Edition а также MySQL. Именно MySQL содержит в своем составе бесплатная версия FossDoc, которую вы можете скачать с нашего сайта и сразу начать с ней работу.

Однако стоит отметить, что в SQL Express имеется ограничение по объему базы данных: для SQL Express 2005 – 4 ГБ, а для последней версии SQL Express 2008 – 10 ГБ. В MySQL таких ограничений нет. Как на практике это скажется при работе с системой?

Документ FossDoc обычно представляет собой "карточку" с полями, закладками, ссылками на др. документы и вложенными файлами. Занимаемый "карточкой" объем может варьироваться, в зависимости от степени заполнения полей, наличия ссылок на другие документы, количества маршрутов, по которым документ был отправлен. Анализируя реальные примеры использования системы, наши специалисты сделали вывод, что без учета хранения вложенных файлов для 100 000 документов в системе в среднем требуется до 1 ГБ объема базы данных. Вложенные файлы следует учитывать отдельно, так как они могут существенно отличаться по формату и занимаемому объему в зависимости от решаемых задач.

Если предположить, что "средний" файл документа в формате .doc занимает порядка 50 КБ, и в каждой карточке у нас по одному такому файлу, то для хранения указанного выше объема нам потребуется порядка 5 ГБ пространства в базе данных для файлов плюс 1 ГБ для самих карточек документов.

Итак, 100 000 документов FossDoc, в каждом из которых будет по одному вложенному файлу размером 50 КБ, потребуют порядка 6 ГБ пространства базы данных.

Начиная с версии SQL Server 2008, Microsoft использует технологию FileStream, суть которой в переносе неструктурированной информации типа графических файлов из базы данных на файловую систему. Включив режим FileStream, вы можете существенно сократить размер БД и, таким образом, дольше работать с бесплатной версией до достижения ограничения на размер БД. Узнать, как подключить данный режим можно здесь.

MySQL сохраняет файлы в БД без ограничений на ее размер. Таким образом, вы можете использовать MySQL в своей работе неограниченное время. Однако администрирование MySQL требует специалиста достаточно высокой квалификации.

Использование MySQL или Microsoft SQL Server Express Edition может существенно снизить затраты на приобретение системы электронного документооборота FossDoc. У вас будет 10 ГБ для хранения документов, и вы сможете примерно оценить, через какой период времени это объем будет исчерпан. В дальнейшем вы можете приобрести полнофункциональный SQL Server и без потерь перевести на него наработанную базу документов.