Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Предыдущий урок: Согласование документов.

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо.

Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил (организация). Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа. Эти регистрационные данные разумеется, будут придуманы не вами. Для их хранения применяются поля "Дата документа" и "Индекс документа".

Задание: создайте входящее письмо

Как настроить автоматическую нумерацию документов

Когда вы создавали Входящее письмо, вы обратили внимание, что поле "Индекс входящего" блокировано и имеет надпись "(нумератор подключен)". Это означает, что в подразделении текущего пользователя существует объект-нумератор, который позволяет выдавать по порядку регистрационные номера. Благодаря этому вашему сотруднику не придется их вводить вручную.

Сам нумератор вы можете увидеть в администрировании, если откроете подразделение и перейдете на вкладку "Используемые нумераторы":

В крупных организациях может быть ситуация, когда отдельные департаменты имеют собственные канцелярии и свою регистрацию. В более простом случае только одно подразделение считается "канцелярией", и сотрудник-регистратор должен быть именно в нем. Если у вас два и более сотрудника-регистратора, вы можете разделить их работу: один может заниматься только Входящими, другой - Исходящими, а третией - внутренними документами (приказами, служебными записками и т.п.).

Задание: создайте нумератор для Приказа

Строка формата может быть пустой - это обеспечит просто цифровую нумерацию, без префиксов или суффиксов.

Сразу после того, как нумератор создан, вы можете создать в клиенте новый приказ из-под сотрудника "Деловод" - вы должны видеть, что нумератор подключен и работает.