Исполнение документов (Урок 5)

Предыдущий урок: Роли сотрудников.

Кроме работы с общими папками часто бывает необходимо не просто опубликовать документ, но и потребовать от сотрудников отчета о проделанной работе по нему.

Если вы хотите дать сотруднику задание по документу, указать срок, а также ожидаете, что он должен как-то описать результат своей работы - вам помогут маршруты документов.

Создайте от имени "Деловод" документ-приказ в папке "Документы организации". Используйте кнопку "Отправить по маршруту", и выберите вариант "На исполнение (автоматическое закрытие)":

В FossDoc поддерживаются следующие виды исполнения:

• "На ознакомление" - от исполнителя не требуется вводить отчет, а лишь просто ознакомиться с текстом поручения. После этого оно автоматически закрывается.
• "На выполнение (автоматическое закрытие)" - исполнитель должен ввести текст отчета об исполнении, нажать кнопку "Отчитаться" и после этого поручение закрывается.
• "На выполнение (ручное закрытие)" - исполнитель должен ввести текст отчета об исполнении, а автор поручения должен от себя закрыть поручение.

Далее будет отображено окно выбора исполнителей. Вы можете перемещаться по дереву подразделений и отмечать всех необходимых сотрудников.

Заполните текст, укажите срок исполнения и жмем кнопку "Далее":

Далее отображается окно, в котором вы можете указать действие с маршрутом и нажать кнопку "Далее":

Oткройте закладку "Маршруты", чтобы увидеть маршрут:

Этот же маршрут можно просмотреть в виде схемы, на которой видна последовательность исполнения, для этого нужно выделить сам маршрут в левой части закладки маршруты (отметить мышью строку с именем маршрута "Исполнение Деловод"):

Работа с поручениями и исполнение документа

Отправка по маршруту документа приводит к созданию поручений (точек маршрута). Автор может их видеть в папке "|Исходящие поручения":

В свою очередь у исполнителя отдельного поручения оно отображается в папке "|Входящие документы":

Когда пользователь открывает поручение, вместо него сразу открывается сам документ, для того чтобы проще было ознакомиться с документом, а затем уже в закладке "Маршруты" следует изучить текст поручения.

Когда задание выполнено, исполнитель заполняет текст в закладке "Отчет" и нажимает кнопку "Отчитаться":

Если вид поручения был "На исполнение (автоматическое закрытие)" то такое поручение закроется после того, как исполнитель отчитался и переместится в папку "Завершенные" у автора и исполнителя.