Рекомендации при покупке и внедрении FossDoc

Особенности лицензирования FossDoc: модули и пользователи

Первое, на что следует обратить внимание при покупке FossDoc – это количество пользователей, которые будут работать с системой. Ценовая политика FossDoc такова, что стоимость отдельных модулей, реализующих функционал системы, не зависит от количества подключенных к системе пользователей. Таким образом, стоимость серверной части FossDoc является постоянной и зависит лишь от набора подключенных к серверу модулей бизнес-логики. Минимальный набор модулей (FossDoc Start) обойдется вам примерно в 250 у.е., в то время как полный набор (FossDoc Enterprise) будет стоить примерно 3000-4000 у.е.

Клиентская часть лицензируется одинаково для всех наборов модулей, причем с ростом количества закупаемых рабочих мест, цена будет снижаться. Например, стоимость 100 пользовательских мест составит 8122 у.е., в то время как покупка 10 мест обойдется вам в 1332 у.е.

Вы можете создать в системе неограниченное количество пользователей с опцией "отключенная учетная запись". Это даст возможность моделировать работу большего количества пользователей, чем предусмотрено вашей лицензией. Поручения, маршрутизация документов будут применяться и к "отключенным пользователями". Для того, чтобы получить доступ к документам таких пользователей, можно воспользоваться механизмом делегирования полномочий.

Если вы заранее не знаете, какие модули могут вам понадобиться, для примерного расчета цены возьмите продукт FossDoc Enterprize. Как показывает практика, в большинстве случаев стоимость серверной части (набор модулей) не оказывает существенного влияния на конечную стоимость системы.

Альтернатива СЭД FossDoc - платформа FossLook

Электронный документооборот FossDoc мы рекомендуем крупным коммерческим организациям, банкам, государственным структурам, где используются стандарты классического делопроизводства с поддержкой резолюций, служебных записок, отчетности и т.д. Если Вы желаете создать некоторое решение, автоматизирующее бизнес-процессы, поддерживаемые только в Вашей организации, советуем другой наш продукт - платформу для автоматизации бизнеса FossLook. На базе данной платформы создана и сама система документооборота FossDoc, т.е. данный продукт является своего рода "конструктором" для создания различных решений для управления документами на предприятии. Покупка и внедрение FossLook позволит вам значительно сэкономить средства и спроектировать решение "под себя". Для сравнения стоимость сервера и 10 рабочих мест FossLook составит всего 345 у.е.

Подробнее об отличиях FossDoc и FossLook читайте в статье.

Выбор СУБД

FossDoc поддерживает работу со следующими СУБД: MySQL, Microsoft SQL Server Express Edition (SQL Express), Microsoft SQL Server и Oracle.

MySQL - бесплатный сервер БД, демо-версия нашей СЭД поставляется с данной СУБД.

Различие между SQL Express и Microsoft SQL Server достаточно простое: SQL Express бесплатен, вы можете загрузить его с сайта Microsoft, установить и использовать сколь угодно долго. Недостаток SQL Express один – лимит на размер БД (10 Гб).

В таблице ниже приведены примерные цены и рекомендации для использования различных типов MS SQL Server в FossDoc:

MySQL Бесплатно, свободно распространяемая СУБД
Microsoft SQL Server 2008 Express Edition Бесплатно, ограничение на объем БД 10 Гб
Microsoft SQL Server Standard Edition Стоимость порядка 1000 у.е., ограничений на объем БД нет, комфортная работа до 100 пользователей
Microsoft SQL Server Standard Edition (лицензия на один физический процессор компьютера-сервера) Стоимость порядка 10000 у.е. Имеет смысл для организаций с большим количеством пользователей, от 100 пользователей и выше

Таким образом, если ваша организация только приступает к внедрению системы документооборота, и пользователей у вас планируется до 50-ти человек, вполне разумный выбор – MySQL или SQL Express, которые сэкономят средства. Позже вы всегда можете купить полноценный SQL Server и перенести на него наработанную ранее БД. Нужно принимать во внимание, что с течением времени возможности поставляемых на рынок СУБД возрастают, поэтому не исключено, что через некоторое время бесплатный SQL Express сможет поддерживать еще больший объем данных. Если объема 10 Гб явно недостаточно для ваших потребностей, обратите внимание на Microsoft SQL Server Standard Edition.

Вариант СУБД Oracle стоит рассматривать крупным организациям, с повышенными требованиями к надежности и безопасности хранения данных. Стоимость Oracle и требования к аппаратной части обычно выше, чем для SQL Server аналогов. Вам также понадобится специалист по СУБД Oracle для ее поддержки.

Особенности внедрения FossDoc. Доработка системы под заказчика

Приобретая систему по цене, рассчитанной с помощью нашего калькулятора, вы получаете "коробочную версию" продукта, который предоставляется "как есть" (as is). Мы передаем вам лицензию, а вы далее устанавливаете FossDoc, изучаете и пользуетесь самостоятельно.

Часто наши клиенты сталкиваются с такими задачами:

В качестве одного из преимуществ FossDoc следует отметить, что большинство из перечисленных выше операций не потребует участия разработчиков, т.е. "программировать" ничего не нужно, стоит лишь настроить систему с помощью Программы администрирования.

Такие пункты как "добавление нового поля в документ", "создание нового типа документа" (в простом варианте), настройка маршрутов – обычно не требуют разработки новых модулей. Вы можете задать вопросы о данных возможностях на нашем форуме техподдержки и получить консультации специалистов FossDoc.

Более сложные задачи – такие как интеграция с сторонними системами, миграция с других баз данных и систем – обычно требуют участия разработчика (программирования). В этом случае, мы составляем ТЗ, оцениваем стоимость работ и, если заказчика все устраивает, приступаем к реализации.

Иногда клиентам необходима особая логика обработки документов, автоматизация сложного бизнес-процесса, которая потребует программирования дополнительных плагинов и модулей. В этом случае, аналогично, потребуется ТЗ и дополнительные средства.

Таким образом, работы по внедрению системы FossDoc могут быть либо достаточно простыми (не потребуют от вас существенных финансовых средств), либо более сложными. Оценить их можно только при взаимном обсуждении и составлении технического задания. Задавайте нам вопросы на форуме и мы сможем вам ответить относительно того, сколько будет стоить для вас та или иная "нестандартная" функциональность.

Если вы сразу не можете оценить, нужны ли вам те или иные доработки, проще всего внедрить вначале систему "как есть", оценить на практике ее возможности и определиться с возможными доработками.