Автоматизація діловодства

Система електронного документообігу FossDoc дозволить вам вирішувати всі завдання сучасного діловодства. Розглянемо основні функції системи, призначені для вирішення завдань діловодства:

• Картка документа
• Доручення
• Папки документів
• Облік паперових документів
• Контроль виконання документів
• Підготовка резолюцій по документу
• Електронний цифровий підпис
• Підпис документа керівником
• Звіти по діловодству

Картка документа

Базовими поняттями FossDoc є картка документа, доручення та папки документів. Картка документа – електронний аналог реєстраційно-контрольної картки (РКК) документа у вітчизняному діловодстві:

За допомогою картки ви можете переглядати і редагувати будь-який документ: вводити значення полів, розміщувати посилання на інші документи (див. зв'язування документів) і додавати іншу інформацію, наприклад, вкладені файли з відсканованим паперовим оригіналом документа, приєднувати листування по електронній пошті.

Доручення

Це особливий тип документа, який є аналогом "бігунка", який прикріплюють до документа, в традиційному діловодстві. У дорученні вказують виконавця документа, завдання, яке повинен виконати працівник, і термін його виконання.

У FossDoc існує кілька видів доручень, що визначають характер роботи виконавця з даним дорученням. Наприклад, доручення виду "на ознайомлення» не передбачає звіту виконавця, на відміну від доручення виду "на виконання (ручне закриття)", яке вимагає обов'язкового звіту виконавця з підтвердженням особи, яка віддала дане доручення, про завершення роботи (закриття доручення).

Папки документів

Папки для документів – це засіб організації доступу користувачів до документів, що зберігаються в базі даних. Подання папок і способи роботи з ними повністю аналогічні тим, що використовуються для папок і файлів Windows, тільки замість файлів, папка містить посилання на фізично існуючі в базі даних документи. В Системі існують два типи папок:

• звичайні;
• віртуальні.

За допомогою звичайних папок Ви можете створювати нові документи. Для таких папок можуть бути призначені один або кілька типів документів, які можуть бути створені в ній. Віртуальні папки призначені для відображення результатів фільтрації (наприклад, за вмістом полів) документів, що зберігаються в звичайних папках:

Облік паперових документів

Система дозволяє вести облік паперових оригіналів документів, що надійшли у вашу організацію. Для цих цілей в картці документа призначена закладка "Журнал передачі":

За допомогою цієї закладки ви можете внести в базу даних Системи інформацію про те, кому були передані ті чи інші паперові оригінали документів. Також є можливість враховувати списані в справу документи (див. модуль Журнал).

Контроль виконання документів

Часто у великих організаціях рішенням задач контролю виконання документів займається спеціальний підрозділ – відділ контролю. В Системі автоматизовані функції співробітників відділу контролю: існує відповідна роль користувача, в картці документа є спеціальна закладка "Контроль", де відповідальні співробітники ставлять контрольні позначки (див. модуль Контроль).

Підготовка резолюцій по документу

Резолюція - електронний аналог традиційної резолюції керівника на документі, але з більш широкими можливостями, - це сукупність доручень (завдань), які необхідно виконати по даному документу. Доручення, пов'язані резолюцією, є маршрутом виконання документа, який можна відредагувати: змінити порядок виконання, додати/видалити виконавців і т.д.

В Системі існує механізм накладення резолюції від імені іншого співробітника з можливістю візування такої резолюції керівником, від імені якого дана резолюція відправляється (див. модуль Резолюції).

Електронний цифровий підпис

В Системі є можливість використання ЕЦП для підпису документів, окремих полів документів, а також вкладених в документи файлів (див. модуль ЕЦП).

Підпис документа керівником

Ви можете також підписати документ звичайним підписом, аналогом "дозволу" і "схвалення" керівника в традиційному документообігу (див. статтю Як підписуються документи в FossDoc).

Звіти по діловодству

У FossDoc автоматизовано створення різних типів звітів: виконання документів, виконання контрольних доручень, звіти по вхідній кореспонденції, за зверненнями громадян і т.д. Ви моментально будете в курсі поточного стану справ по виконанню тих чи інших доручень і документів у вашій організації.