Опис модулів СЕД

Ви можете вирішити самі, які функції буде підтримувати ваша система документообігу, обрав модулі, з яких вона буде складатися. Дані модулі можна умовно розділити на кілька груп по їх призначенню:

Рішення задач документообігу

• Платформа FossLook. Основний модуль, що забезпечує роботу системи. Дозволяє створювати власні рішення, типи документів, додавати поля в документи, змінювати найменування полів, надає доступ до програмного інтерфейсу платформи та ін. (...)
• Сховище. Дозволяє зберігати всі доручення, проекти документів, самі документи і довідники в єдиній базі даних, доступ до них здійснюється через інтерфейс картки документа. Потужні засоби пошуку інформації в базі даних дозволять Вам задавати умови пошуку будь-якої складності з можливістю перегляду документів, вкладених або пов'язаних з даними знайденим документом. (...)
• Резолюції. Дозволяє підготувати резолюції до документа, як помічнику керівника, так і самому керівнику, приєднати до резолюції файли (при необхідності), вибрати виконавців резолюції та створити для них завдання, вказати послідовність виконання завдань до резолюції, запустити маршрут виконання резолюції. (...)
• Проекти документів. Реалізує механізм створення документа з його проекту, а також створення нового проекту на базі існуючого документа. Відповідає за: створення проекту документа, його узгодження, підтримку версійності проекту документа, підпис проекту, реєстрацію документа на базі проекту. (...)
• Періодичні задачі. Нагадує вам чи іншим користувачам про будь-яку подію (нарада, день народження, відправлення листа, необхідність виконання документа, і т.п.) через заданий період часу. Запускає періодичне виконання та контроль документу. Підтримується періодичність (Наприклад, нагадувати раз в тиждень або місяць і т.п.).(...)
• Службові записки. Забезпечує документообіг службових записок: створення службової та її реєстрація, відправлення службової за маршрутом, реєстрація службової в канцелярії підрозділу, накладення резолюції, створення відповідної службової, реєстрація відповідної службової.(...)
• Журнал. Дозволяє зафіксувати факт передачі паперових оригіналів або копій документів співробітникам-користувачам Системи, а також факт списання паперових документів в справу. (...)
• Контроль. Реалізує механізм контролю над виконанням користувачами завдань по документам. Система відображає контрольні документи в списку документів з відміткою у вигляді прапорця, колір якого буде залежати від стану виконання документа щодо контрольних дат: планової та фактичної. Контрольні доручення будуть поміщені в окрему папку, де можуть бути оброблені співробітниками відділу контролю. Передбачена можливість друку контрольних карт. (...)
• Звернення громадян. Забезпечує обробку звернень громадян. За аналогією з вхідним листом на звернення можна створити вихідного листа-відповідь, використовуючи механізм створення документа з його проекту. У Вас є також можливість перевірити, чи були звернення від даного заявника в минулому. (...)

Підтримка додаткових функцій

• ЕЦП. Забезпечує роботу електронного цифрового підпису (ЕЦП). Ви можете підписувати документи і їх поля за допомогою електронного цифрового підпису. Такий підпис гарантуватиме цілісність і автентичність відбитку даного документа. Ніхто, крім автора документа, не зможе внести зміни в нього так, щоб про це не стало відомо під час перевірки ЕЦП. (...)
• Web-сервер. Дозволяє користувачеві працювати з системою за допомогою звичайного Web-браузера. Веб-інтерфейс і робота з ним повністю аналогічні додатком FossDoc Клієнт. (...)
• Шлюз с поштою НБУ. Інтегрує сервер FossDoc з електронною поштою FossMail. Дозволяє за допомогою FossMail відправляти документи в віддалені підрозділи, які не мають можливості працювати з основним сервером в режимі On-Line. Для банків підтримує обробку пошти НБУ. Модуль автоматично розпізнає електронні листи НБУ і конвертує їх в документи «Вхідний лист». Дані документи надсилаються в канцелярію на реєстрацію для подальшої роботи. (...)
• Інтернет пошта. Модуль Інтернет пошта дозволяє користувачам використовувати зовнішні поштові сервіси для відправки та отримання пошти. Пошта перевіряється і отримується сервером FossDoc автоматично. Зберігається пошта в базі даних СЕД. Користувач зможе побачити свою пошту в "Поштових папках". Також модуль дозволить вам створювати і обслуговувати "внутрішні" (локальні) поштові скриньки користувачів. (...)
• Помічники співробітників. Автоматизує роботу помічників співробітників, зокрема за допомогою даного модулю можна організувати попередню обробку документів спочатку помічником, а потім вже його керівником. (...)
• Обчислювальні поля. Дозволяє використовувати прості арифметичні операції та деякі математичні функції для розрахунку значень полів документа в залежності від значень інших полів. (...)
• Повідомлення маршрутизації. Повідомлює користувачів за допомогою електронної пошти про зміни статусів документів, які приймають участь в маршрутах, що стосуються даних користувачів. Наприклад, повідомлення про новий документ, що надійшов до виконання, або завчасне повідомлення про закінчення терміну виконання завдання за документом.(...)
• Відео-конференції. За допомогою даного модуля ви можете організувати відеозв'язок між співробітниками вашої організації - користувачами FossDoc. (...)
• Обговорення документів. Даний модуль реалізує функції чату, підключеного до картки документа. (...)
• Інтеграція з СЕВ ОВВ. Даний модуль дозволяє обмін документами між різними організаціями за допомогою сервісу Держінформресурс. (...)
• Інтеграція з веб-порталом. Модуль призначено для публікації документів з системи FossDoc на деякому сайті замовника (веб-порталі). Постачається тільки з комерційними версіями системи. (...)
• Розпізнавання тексту (Tesseract OCR). Даний модуль призначено для розпізнавання тексту під час сканування з карточки документу, постачається тільки з комерційними версіями СЕД. (...)

Розширення можливостей адміністратора

• Історія. Протоколює зміни, що проводилися користувачами над документами обраного типу. Записується автор змін, поля документа, які були змінені, значення даних полів до і після змін. (...)
• Статистика. Веде статистику роботи з документом. Записує час першого і останнього звернень користувачів до документу, розраховує загальний час роботи кожного користувача з документом і кількість інформації, зміненої в документі кожним користувачем. (...)
• Доменна авторизація. Дозволяє авторизуватися в Системі, використовуючи механізм авторизації домену Windows, і спрощує розгортання системи на клієнтських місцях. (...)
• Аудит. Протоколює всі дії над усіма об'єктами Системи. На відміну від Історії, яка відстежує зміни в документах заданого типу, аудит фіксує всі можливі зміни, в тому числі: вхід-вихід користувачів в Систему, створення-видалення будь-яких об'єктів (наприклад, папок, нових користувачів), всі можливі дії, в тому числі і Адміністратора. Протоколи аудиту можуть бути використані для аналізу і вирішення будь-яких спірних ситуацій з діями користувачів в системі. (...)
• Архівний сервер. Дозволяє вивантажувати документи з бази даних у зовнішні файли з наступним завантаженням на інший (архівний) сервер. Таким чином можна архівувати "відпрацьовані" документи й звільняти основний сервер системи від "зайвих" документів, щоб забезпечити його оптимальну швидкість роботи (...)

Підтримка СУБД

На відміну від перерахованих вище модулів, в поставку продукту може входити тільки один із зазначених нижче модулів:

• Підтримка СУБД MS SQL Express. Здійснює взаємодію платформи з СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition.
• Підтримка СУБД MySQL. Здійснює взаємодію платформи з популярною безкоштовною СУБД MySQL.
• Підтримка СУБД MS SQL. Здійснює взаємодію платформи з СУБД Microsoft SQL Server.
• Підтримка СУБД Oracle. Здійснює взаємодію платформи з СУБД Oracle.