Служебные записки

Обеспечивает документооборот служебных записок: создание служебной и ее регистрацию, отправку по маршруту, регистрацию в канцелярии подразделения, наложение резолюции, создание и регистрацию ответной служебной.

Сотрудники с ролью "Сотрудник канцелярии" имеют доступ к папке "Служебные", где можно создать служебную записку сразу.

Любой другой сотрудник может создавать служебные записки в папке Проекты документов, выполнить процесс согласования, подписи и регистрации служебной, и лишь после этого такой документ получает регистрационный номер и публикуется в папку "Служебные".

Визирование маршрута

Служебная записка имеет два ключевых поля: "От кого" и "Кому". В поле "Кому" можно указать нескольких сотрудников, для кого эта служебная предназначается. Система автоматически отслеживает, когда пользователь, который готовит документ, отличается от указанного в поле "От кого", и создает маршрут исполнения, который содержит точку визирования. Таким образом, сотрудник канцелярии может взять на себя всю работу по подготовке служебной записки, а сотрудник, указанный в поле "От кого" только подтвердит свое согласие с ней.

Маршрут отправки служебной готовится автоматически

Большинство документов требуют маршрутизации, где пользователь сам указывает, кому их отправлять. Служебная записка по умолчанию сразу "знает", кому она должна быть отправлена на исполнение, что дает удобство использования и ускоряет работу оператора-регистратора.

В данной статье подробно рассмотрена работа со служебными записками.